Das Geschichtsbüro Reder in Köln recherchiert, schreibt, gestaltet und produziert Firmen-, Verbands-, Marken- und Familiengeschichten in allen Medienformen (Buch, Web, Film, Ausstellung etc.). Als Marktführer im Bereich Unternehmensgeschichte bieten wir unseren Kunden hochwertiges History Marketing und Geschichtskommunikation.
Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung und unseres Teams suchen wir eine zuverlässige und engagierte Persönlichkeit mit Erfahrung im Sekretariats- und Backoffice-Bereich.
Aufgaben
Unterstützung der Geschäftsführung:
* Terminpläne verwalten und Kalender führen
* Meetings koordinieren
* Protokollführung
* Mails beantworten
* Vorbereitung von Akquiseterminen
* Personalverwaltung (Urlaub, Krankmeldungen usw.)
* Unterstützung von Buchhaltung und Rechnungstellung
* Unterstützung des Marketings (v.a. Datenbankpflege und Mailings)
Sekretariat & Backoffice:
* Organisation und Betreuung der Telefonzentrale
* Erste:r Ansprechpartner:in für Interessenten, Kunden und Geschäftspartner
* Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangspost
* Bestellung von Bürobedarf und Verbrauchsmaterialien
* Unterstützung der Mitarbeitenden bei organisatorischen Fragen und IT
* Projektunterstützung (Recherchen, Bildersuche)
* Organisation von Vorstellungsgesprächen
* Planung von Team-Events, Caterings und Meetings
* Hotel- und Reisebuchungen
* Administrative Aufgaben
Qualifikation
* Abgeschlossenes Studium (Bachelor) oder passende Ausbildung
* Erfahrung im Sekretariats- oder Backoffice-Bereich
* Sicherer Umgang mit MS Office und möglichst mit Datenbanken (CRM)
* Kaufmännische Grundkenntnisse oder zumindest Interesse (z.B. Lexoffice)
* Organisations- und kommunikationsstark
* Selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise
* Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
* Freundlichkeit am Telefon und hohe Serviceorientierung
* Stressresistenz und Teamfähigkeit
* Sicheres Auftreten
* Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
* Interesse an Geschichte und den Themen unserer Geschichtsagentur
Benefits
* eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
* ein kreatives und dynamisches Umfeld
* ein kleines, hochmotiviertes und kollegiales Team mit flachen Hierarchien
* eine langfristige Anstellung mit flexiblen Arbeitszeiten (30 Stunden pro Woche)
* Weiterbildungsmöglichkeiten
* Zentrales, freundliches Büro im Kölner Agnesviertel
* Kaffee, Wasser sowie Obst und Snacks kostenlos
* Teamevents wie Betriebsausflüge und Weihnachtsfeier
* Zuschuss zum Deutschlandticket
* Freundlichkeit und Wertschätzung
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie gerne Ihre Bewerbung.
Für Rückfragen erreichen Sie uns telefonisch unter 0221 / 16 80 46 0.