In der Funktion als Office Manager/in (m/w/d) bist du eine tragende Säule von VitaForst: Du übernimmst Verantwortung in verschiedenen Aufgabenbereichen und unterstützt dabei das Team und die Führungsebene bei ihren Aufgaben. Hierzu zählt unter anderem:
Allgemeine Büroorganisation:
* Verantwortung für die Organisation und Verwaltung des Büros
* Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Reiseplänen
* Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz
* Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen
* Unterstützung bei Ausschreibungen über Vergabeportale der öffentlichen Hand
Buchhaltung und Finanzverwaltung:
* Unterstützung bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten
* Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen
* Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsteam
* Überwachung der Abrechnungsgrundlagen wie Rapportzettel
Personalverwaltung:
* Unterstützung bei der Personalbeschaffung und -einstellung
* Verwaltung von Personalakten und Urlaubsanträgen
* Unterstützung bei der Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen
* Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und anderen personalbezogenen Dokumenten
Datenverwaltung und -dokumentation:
* Verwaltung und Aktualisierung von Kundendatenbanken
* Archivierung von Dokumenten und Akten
* Erstellung von Berichten und Präsentationen
* Pflege und Aktualisierung der Unternehmenspräsentation
Digitalisierung und Prozessmanagement:
* Digitalisierung und Automatisierung bestehender und zukünftiger Prozesse
* Einführung und Nutzung von geeigneten KI-Tools zur Effektivitätssteigerung
Unterstützung des Teams:
* Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Messen
* Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Materialien
* Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen und externen Partnern
Business Development:
* Unterstützung der Geschäftsleitung bei der langfristigen Unternehmensentwicklung
* Projektunterstützung, Analysen und Machbarkeitsstudien für potentielle neue Märkte, Zielgruppen und Regionen
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Ergänzt durch Weiterbildungsmaßnahmen als Prozessmanager, im Lean-Management, Six Sigma etc.
* Erfahrung in der Büroadministration und -organisation
* Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook)
* Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools
* Strategische Denk- und Handlungsweise
* Ausgeprägte Fertigkeiten in der Digitalisierung/Automatisierung mit beispielsweise Make/Zapier/Power-Automate
* Grundkenntnisse in Buchhaltung und Finanzverwaltung
* Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten
* Organisationsgeschick und Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten
* Zuverlässigkeit und Genauigkeit in der Arbeit
* Interesse an der Forstwirtschaft und Dachbegrünung