Office Manager (m/w/d) in München
LOCATION: München
DEPARTMENT: Creative Artists Agency GmbH
THE AGENCY
Die Creative Artists Agency (CAA) ist die weltweit führende Agentur für Unterhaltung und Sport mit Büros in Los Angeles, New York, Nashville, London und Peking. Die 1975 gegründete CAA vertritt viele der erfolgreichsten Profis aus den Bereichen Film, Fernsehen, Musik, Theater, Videospiele, Sport und digitale Inhalte und bietet eine Reihe von strategischen Marketing- und Beratungsdienstleistungen für Firmenkunden an.
OVERVIEW
Zur Verstärkung unseres Teams im CAA Office in München suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Office Manager/in, der/die als erste/r Ansprechpartner/in für das Münchener Büro fungiert, exzellenten Kundenservice bietet und als Teil des Facility-Teams den Empfang betreut sowie das Büro organisiert.
Deine Aufgaben bei uns:
Du bist das Aushängeschild der Firma und in dieser Rolle empfängst und begrüßt Besucher und sorgst für einen professionellen und freundlichen Umgang mit ihnen
Du bist der Erstkontakt für die anderen internationalen CAA-Büros (z. B. zu laufenden Aufgaben, Geschenkeinkäufen, Kurieranfragen) und unterstützt diese bei der Umsetzung ihrer Anfragen
Du kümmerst dich um Bestellungen von z.B. Büromaterialien, Getränken, und anderer notwendiger Ressourcen
Du stellst sicher, dass alle Besprechungsräume jederzeit vorzeigbar sind und nimmst Buchungen für Besprechungsräume und Konferenzen für Kollegen und Führungskräfte entgegen
Du unterstützt den Internationalen Facilities Manager) bei der Planung und Umsetzung von Bürorenovierungen, -modernisierungen und Umzügen in enger Zusammenarbeit mit der lokalen Führung
Du übernimmst die Rolle des Sicherheitsbeauftragten und leitest die vierteljährlichen ASA-Meetings gemeinsam mit der Sicherheitsbehörde
Du unterstützt bei der Einhaltung lokaler Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften
Du unterstützt bei der Organisation von Catering und Veranstaltungen im Büro
Was solltest du mitbringen?
Fundierte Erfahrung im Office-Management sowie die Fähigkeit, bestehende Prozesse strukturiert und effizient zu verfolgen und zu optimieren
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Level jeweils C1)
Hervorragende organisatorische Fähigkeiten
Eine schnelle Auffassungsgabe, gepaart mit hoher Disziplin und Eigenverantwortung
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde geschäftliche Anforderungen und Aufgaben
Ein grundlegendes Verständnis der Abläufe in einer Agentur ist von Vorteil
Was bieten wir dir?
Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem spannenden Umfeld in einer international renommierten Agentur
Vielfältige Benefits wie z.B. das Deutschlandticket, Jobrad und verschiedene Firmenevents sowie einer eigenen Elternzeitrichtlinie
Fundierte fachliche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
Die Tätigkeit des Office-Managers (m/w/d) erfordert tägliche Anwesenheit im Büro zu festgelegten Arbeitszeiten. Home Office ist nicht möglich.
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