Ihre Aufgaben
1. Sie organisieren das Büro des Personalrates unter Verwendung von Standard- und Fachsoftware
2. Sie planen, koordinieren und überwachen Termine
3. Sie sind zuständig für die Organisation, Vorbereitung, Einladung und Zusammenstellung der Unterlagen für Sitzungen des Gremiums, Personal- und Teilpersonalversammlungen und Sitzungen in Ausschüssen bzw. Arbeitsgruppen
4. Sie erteilen Auskünfte und nehmen persönliche, telefonische oder elektronische Anfragen an und leiten diese weiter
5. Sie erledigen Geschäftskorrespondenz und koordinieren die Schriftgutverwaltung und Aktenablage
6. Sie führen die formelle Kontrolle von Anschreiben durch und bearbeiten Grußworte, Präsentationen und Schreiben zu besonderen Anlässen
7. Sie kontrollieren die Einhaltung des Datenschutzes
8. Sie verwalten und rechnen die Handkasse und Fahrkarten ab und arrangieren Berechtigungen aller Art
9. Sie beschaffen Büroausstattung und -materialien und führen Inventarlisten
Unsere Anforderungen
Erforderlich sind:
10. eine erfolgreich abgeschlossene mindestens 3-jährige bzw. kürzere gleichgestellte kaufmännische Berufsausbildung, bevorzugt als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder ein abgeschlossener Beschäftigtenlehrgang I
11. Berufserfahrung im öffentlichen Dienst
Erwünscht sind:
12. Erfahrung in der terminverantwortlichen Büroorganisation und administrativen Führungsunterstützung
13. Kenntnisse im Umgang mit dem Fachprogramm SAP
14. ausgeprägte grammatikalische und orthographische Kenntnisse
15. Einsatzbereitschaft, Einfühlungsvermögen sowie Verhandlungsgeschick
16. Teamfähigkeit und Bereitschaft zur Weiterbildung
Wir bieten
17. ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis in der Entgeltgruppe 8 TVöD (ab 3.281,44 € bis 3.995,85 € brutto)
18. eine wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden
19. 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
20. umfangreiche Zusatzleistungen, u. a. jährliche Sonderzahlung und Leistungsentgelt, betriebliche Altersvorsorge
21. attraktive individuelle Qualifizierungsangebote
22. Familienfreundlichkeit (z. B. Gleitzeit)
23. gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen
24. eine umfassende Einarbeitung
25. Möglichkeit Job-Ticket und Fahrradleasing
26. Mitarbeiterrabatte bei verschiedenen Onlineshops
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 26. März 2025.
Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Vorstellungskosten können von der Stadt Halle (Saale) leider nicht erstattet werden. Das Personalauswahlverfahren wird gegebenenfalls mit Hilfe von Online-Eignungsdiagnostik-Testverfahren sowie Videokonferenzen durchgeführt.
Mit der Übersendung der Bewerbungsunterlagen stimmen Sie der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit diesem Personalauswahlverfahren zu. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem datenschutzrechtlichen Informationsblatt auf unserer Homepage.
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