Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) / Sekretariat
Die Evangelische Diakoniestiftung Herford mit rund 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und 17 verschiedenen Einrichtungen, Beratungsstellen und Angeboten engagiert sich in den Bereichen der ambulanten, Teil- und vollstationären Pflege ebenso wie in den Bereichen der Integrationshilfen durch Beratungs-, Wohn- und Beschäftigungsangebote im Kreis Herford. Für unser engagiertes Team aus dem Sekretariat in der Hauptverwaltung suchen wir Sie - eine neue Kollegin bzw. einen neuen Kollegen die/der uns ab sofort als Krankheitsvertretung mit Übernahmeoption in unserer täglichen Arbeit unterstützt.
Eintrittsdatum: Ab sofort
Beschäftigungsumfang: Voll- oder Teilzeit (mind. 35 Std./Woche)
Beschäftigungsdauer: als Krankheitsvertretung mit Übernahmeoption
Aufgaben:
* Termin- und Veranstaltungsmanagement: Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, einschließlich der Organisation von Bewirtung für interne und externe Gäste, Gremien und Netzwerke
* Versicherungsmanagement: Bearbeitung aller versicherungsrelevanten Vorgänge
* Dokumenten- und Aktenverwaltung: Digitalisierung, Pflege und strukturierte Ablage von Dokumenten sowie Sicherstellung einer effizienten Dokumentation
* Korrespondenz und Kommunikation: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs sowie professionelle schriftliche und telefonische Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
* Empfangs- und Telefonzentrale: Freundliche und professionelle Betreuung der Telefonzentrale sowie erste Anlaufstelle für Besucher und externe Anfragen
* Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung: Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Werbematerialien, Überwachung der Lagerbestände, Erstellung von Mailings, Rechnungsprüfung, Bearbeitung von Spenden, Pflege interner Listen und Handbücher, Einholung, Vergleich von Angeboten sowie Beauftragung externer Dienstleister
Wir erwarten:
* Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. entsprechende berufliche Erfahrung in der kaufmännischen Verwaltung
* Idealerweise gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
* Hohe Kommunikationsfähigkeit, verbindliches Auftreten und soziale Kompetenz
* Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion
Wir bieten:
* 30 Tage Urlaub, eine tarifliche Vergütung nach dem BAT-KF
* Zusätzliche Altersversorgung (KZVK), Kinderzulage, Jahressonderzahlung
* Krankengeldzuschuss (ab dem 2. Beschäftigungsjahr)
* Fahrradleasing über Lease a Bike
* Hervorragende Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung
* Mitarbeiterangebote in über 1500 Onlineshops namhafter Anbieter
* Eine kooperative, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit guter Arbeitsatmosphäre
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Lassen Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen bitte über unser Portal zukommen.
Ansprechperson:
Ev. Diakoniestiftung Herford
Personalrecruiting
Meike Schrage
Bünder Str. 15
32051 Herford
karriere@diakoniestiftung-herford.de