Teamassistenz
(m/w/d)
Festanstellung durch unseren Kunden Friedrichshafen Startdatum: sofort Referenznummer: 770823/1
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Aufgaben
1. 1. Büroorganisation und Standortmanagement:
2. Verwaltung des täglichen Büroablaufs, einschließlich Terminplanung, Büromaterialbestellungen und Postbearbeitung
3. Organisation und Koordination von Meetings und Firmenveranstaltungen, einschließlich der Vorbereitung von Unterlagen und der Protokollführung
4. Organisation von Mitarbeiterevents wie Seehasenfest, Firmenläufe, Weihnachtsfeier, und Versammlungen
5. Koordination aller Standortaufgaben mit dem Vermieter, Reinigungsunternehmen, Gärtner, Getränke- und Obstlieferanten und Fuhrparkunternehmen etc.
6. 2. Administrative Unterstützung:
7. Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben wie Korrespondenz, Erstellung von Berichten und Präsentationen.
8. Datenpflege und -verwaltung in internen Systemen und Datenbanken.
9. Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Projekten und Arbeitskreisen (IT und Einkauf)
10. 3. Kommunikation:
11. Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen; Bearbeitung von Telefonaten und E-Mails.
12. Koordination und Kommunikation mit Lieferanten, Kunden und anderen externen Partnern.
13. 4. Reiseplanung:
14. Organisation und Buchung von Geschäftsreisen, einschließlich der Erstellung von Reiseplänen und -abrechnungen.
15. 5. Unterstützung des Managements:
16. Direkte Unterstützung des CFO, COO und der Abteilungsleiter bei täglichen Aufgaben und speziellen Projekten.
17. Vertretung des Managements bei Abwesenheit durch eigenständige Entscheidungsfindung und Problemlösung.
Profil
18. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation.
19. Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise in einem dynamischen Umfeld.
20. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise.
21. Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch sowohl mündlich als auch schriftlich.
22. Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und idealerweise Erfahrung mit weiteren digitalen Tools und Systemen.
23. Hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit.
24. Flexibilität, Zuverlässigkeit und eine proaktive Arbeitsweise.
Benefits
25. Angenehmes Klima und Arbeitsumfeld
26. Familiärer Umgang
27. Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen