Die Staatlichen Kunstsammlungen Dresden (SKD) suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, in Vollzeit, eine Assistenz in der Verwaltungsdirektion (m/w/d) (bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen in der Entgeltgruppe 8 TV-L ).
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Eine längerfristige Zusammenarbeit wird angestrebt. Die durchschnittliche regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40 Stunden.
Die Staatlichen Kunstsammlungen Dresden sind ein Museumsverbund von internationaler Strahlkraft und vereinen insgesamt 15 Museen. Zusammen mit vier Institutionen repräsentieren sie eine thematische Vielfalt, die in ihrer Art international einzigartig ist. Beheimatet an verschiedenen Orten in zum Teil weltberühmten, aufwendig rekonstruierten historischen Gebäuden präsentieren sie ihre Schätze. Mehrere Millionen Objekte werden in den Sammlungen bewahrt, erforscht, ihre Geschichten vermittelt. Neben der Präsentation von Dauer- und Sonderausstellungen in Dresden, Leipzig und Herrnhut sowie an anderen temporären Ausstellungsorten in Sachsen kooperieren die SKD mit anderen Museen weltweit. In den SKD arbeiten rund 450 Beschäftigte, darunter ein hoher Anteil an Projekt- und Drittmittelpersonal.
Der Verwaltung der Staatlichen Kunstsammlungen Dresden steht die Kaufmännische Direktorin vor. In der Direktion bündeln sich die Bereiche Personalmanagement, Finanzen, zentrale administrative Aufgaben, Gebäudemanagement, IT, Sicherheit sowie das Marketing. Die Verwaltungsbereiche entwickeln den jeweiligen fachlichen Rahmen der organisatorischen und strukturellen Funktionsfähigkeit der gesamten Staatlichen Kunstsammlungen Dresden weiter, die sich durch eine große Heterogenität auszeichnen und das gesamte Spektrum der musealen Möglichkeiten ausmachen.
Sie haben Freude am interprofessionellen und lösungsorientierten Arbeiten im Team und identifizieren sich mit unserem Ziel des Bewahrens von Traditionen und der Gestaltung der Zukunft? Sie möchten die Staatlichen Kunstsammlungen als nachhaltigen Ort der Begegnung und des Austausches mitgestalten? Sie arbeiten strukturiert und sind digital affin? Dann sind Sie bei uns genau richtig.
Ihre Aufgaben
1. selbstständige Beantwortung von anfallenden Korrespondenzen in deutscher und englischer Sprache
2. unterschriftsreife Vorbereitung von Vertragsangelegenheiten
3. Terminplanung und -verwaltung für die Kaufmännische Direktorin
4. Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Beratungen sowie Sitzungskoordination inkl. Protokollführung
5. Vorbereitung der Anträge und Abrechnungen von Dienstreisen für die Kaufmännische Direktorin
6. Projektkoordination innerhalb der Verwaltung
7. selbstständige Rechnungsbearbeitung im Rahmen der Mitarbeit in Projekten der Kaufmännischen Direktion (inkl. Projektcontrolling)
8. selbstständige Aktenführung und Schriftgutverwaltung mit Datenmanagementsystem
9. allgemeine Büroorganisation inkl. Eingangs- und Ausgangspost, Bürobestellungen
Ihr Profil
10. abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachangestellten für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellten als Fremdsprachen- oder Europasekretär*in oder vergleichbar qualifizierende Berufsausbildung
11. fundierte Kenntnisse in der Anwendung digitaler Schriftgutverwaltung, Erfahrung mit eVA.SAX von Vorteil
12. wünschenswert sind Kenntnisse einschlägiger verwaltungsrechtlicher Vorschriften und Bestimmungen
13. sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen wünschenswert
14. Affinität zur Etablierung und Nutzung digitaler Infrastrukturen, fundierte IT-Kenntnisse bzw. Anwendungsprofessionalität
15. strukturierte, verlässliche und gründliche Arbeitsweise sowie Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit
16. hoher Grad der Verschwiegenheit und Flexibilität sowie ein serviceorientiertes Vorgehen
Wir bieten
17. Arbeitsvertrag nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)
18. 30 Tage Urlaub, dienstfreie Tage am 24.12. und 31.12. sowie Jahressonderzahlung
19. flexible Arbeitszeitgestaltung und Möglichkeit des mobilen Arbeitens laut Dienstvereinbarung
20. betriebliche Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
21. Job-Ticket oder Zuschuss Deutschlandticket
22. kostenfreier Besuch der SKD-Museen und Sammlungen für alle Mitarbeitenden
23. zahlreiche attraktive museumsinterne Veranstaltungen + Sonderausstellungen
24. ein breites Spektrum an Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
25. berufliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten innerhalb der Abteilungen/Museen und im gesamten Verbund der SKD
26. Angebote der Gesundheitsförderung
27. sonstige Vergünstigungen bei lokalen Anbietern