Stellenbeschreibung
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir dich als Sekretär:in / Assistent:in der Geschäftsleitung (w/m/d) für einen Einsatz bei der DB am Standort Berlin. Deine Aufgaben:
1. Du bereitest Termine, Sitzungen und Besprechungen vor und nach, stellst erforderliche Unterlagen zusammen und bereitest Sachverhalte und Analysen grafisch auf
2. Terminkoordination der Geschäfts-/ Bereichsleitung sowie die Sichtung der ein- und ausgehenden Geschäftspost und E-Mails
3. Organisation, Verteilung und Beantwortung der Korrespondenz
4. Du beschaffst Informationen und verdichtest diese inhaltlich, wie zum Beispiel Briefings, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen
5. Du kontrollierst und erstellst selbständig kleinere Reportings
6. Sicherstellung einer transparenten und reibungslosen internen und externen Kommunikation, über Beschlüsse und Entscheidungen der Bereichsleitung, mit dem Ziel einer erfolgreichen Zusammenarbeit
7. Du stellst die Erreichbarkeit und Ansprechbarkeit der Geschäftsleitung für alle relevanten Schnittstellen & Stakeholder:innen sicher
8. Koordinierung von regelmäßigen Abstimmungen mit Fachbereichen und weiteren Vertreter:innen der Konzernleitung und Geschäftsfeldern
Dein Profil:
9. Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder abgeschlossenes Studium mit einschlägiger Berufserfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich oder alternativ langjährige gleichwertige Berufserfahrungen
10. Du bist sehr IT affin und mit dem Office 365 Paket (MS PowerPoint und MS Excel) bestens vertraut
11. Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
12. Bereitschaft zu häufigen Firmenreisen
13. Du bringst eine überdurchschnittliche Flexibilität, sehr gute Kommunikationsfähigkeit und eine effektive, zielorientiere Arbeitsweise mit
14. Belastbarkeit, Diskretion und eine sehr hohe Eigeninitiative und ein starkes Verantwortungsbewusstsein runden dein Profil ab