Hinzugefügt 09/08/2024
1. Hervorragende Einarbeitung in einem tollen Team mit guter Unternehmenskultur
2. Work-Life-Balance, Homeoffice und betriebliche Altersvorsorge
Firmenprofil
Wir suchen einen Office Manager (m/w/d) in Darmstadt, der unseren Director in Spesenabrechnungen, Reiseplanung und Kalenderverwaltung unterstützt. Zu den Aufgaben gehören auch Vertrags- und Fahrzeugmanagement, Büroorganisation sowie die Koordination von HR-Prozessen. Wir bieten ein anspruchsvolles, internationales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, Home Office-Möglichkeiten, 30 Tagen Urlaub und einer wertschätzenden Unternehmenskultur. Bewerben Sie sich jetzt!
Aufgabengebiet
Unterstützung des Directors:
3. Spesenabrechnungen: Vorbereitung, Genehmigung und Weiterleitung der monatlichen Spesenabrechnungen des Country Directors an die Finanzabteilung.
4. Reisevorbereitungen: Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, einschließlich Transport und Unterkunft, mit einer Vorlaufzeit von mindestens 7 Tagen.
5. Kalenderverwaltung: Pflege und Verwaltung des täglichen Kalenders, Terminplanung sowie Verwaltung von Erinnerungen und Benachrichtigungen.
6. Berichts- und Dokumentenverwaltung: Sammeln von Informationen für zweiwöchentliche Berichte, Verwaltung vertraulicher Dokumente und Unternehmensunterlagen sowie HR-Korrespondenz.
Administrative Aufgaben:
7. Spesenanträge: Bearbeitung und Genehmigung von regelmäßigen Ausgaben, einschließlich rechtlicher, beratender und betrieblicher Kosten.
8. Vertragsverwaltung: Pflege und Verwaltung von Verträgen mit Lieferanten.
9. Fahrzeug- und Telefonmanagement: Verwaltung der Firmenfahrzeuge und Mobiltelefonverträge unter Berücksichtigung der Unternehmensrichtlinien und lokalen Gesetze.
10. Korrespondenz und Aufgabenpriorisierung: Erstellung, Korrekturlesen und Priorisierung von Geschäftsschreiben sowie flexible Handhabung täglicher Aufgaben.
Räumlichkeiten und Bürobedarf:
11. Vertragsüberwachung: Überwachung der Reinigungsdienstverträge und deren Leistung, Genehmigung von Materialrechnungen.
12. Bürobedarf: Koordination von Bestellungen, Budgetverwaltung und Sicherstellung der Kosteneffizienz.
13. Sicherheitsmaßnahmen: Überwachung der Funktionalität von Brandschutzsystemen und Sicherstellung der Gebäudesicherheit.
14. Gesetzliche Anforderungen: Ansprechpartner für Arbeitsplatzsicherheitsbehörden und Organisation von Erste-Hilfe-Schulungen.
Unterstützung im Personalwesen:
15. HR-Unterstützung: Zusammenarbeit mit dem Country Director und dem HR Business Partner bei verschiedenen HR-Aufgaben.
16. Mitarbeiterhandbuch: Pflege und Aktualisierung des Mitarbeiterhandbuchs gemäß gesetzlicher Anforderungen.
17. Rekrutierung und Personalprozesse: Koordination von Einstellungs-, Kündigungs- und Offboarding-Prozessen in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung.
18. Lohnabrechnung und Berichterstattung: Unterstützung bei der Lohnabrechnung, HR-Berichten und anderen HR-Projekten sowie Überwachung des Jahresurlaubs der Mitarbeiter.
Anforderungsprofil
19. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
20. Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise mit HR- und Fuhrparkverantwortung.
21. Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
22. Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Flexibilität und Teamfähigkeit.
23. Sicherer Umgang mit MS Office und Erfahrung mit HR-Software von Vorteil.
Vergütungspaket
24. Anspruchsvolle und vielseitige Aufgaben in einem internationalen Umfeld
25. Ein modernes Arbeitsumfeld mit Home Office-Möglichkeiten
26. 30 Tage Urlaub im Jahr
27. Täglich 3 kostenfreie Produkte
28. Tolle Kollegen und eine wertschätzende Unternehmenskultur
Interessiert? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung als Office Manager HR + Fuhrpark (m/w/d) Darmstadt!Bitte senden Sie Ihre vollständigen Unterlagen an [] oder bewerben Sie sich direkt über unsere Karriereseite.