Wir bei b&b stellen unsere Partner, ihre Events sowie unsere Services täglich ins Rampenlicht unseres Schaffens und das seit nun über 20 Jahren. Wir verstehen uns als Fullservice-Dienstleister der nicht nur Messeauftritte und Corporate Events, sondern auch Konzerte, Roadshows und Firmenveranstaltungen plant, realisiert und betreut.
Aufgabenbereich
Allgemeine Büroorganisation:
* Verwaltung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterial
* Terminplanung und Reisemanagement der Projekt-Teams bei Bedarf
* Empfang von Gästen und Kundenbetreuung
* Organisation von internen und externen Veranstaltungen, inklusive Catering, Raumplanung und Ablaufkoordination
* Datei- und Dokumentenmanagement (physisch und digital)
* Jährliche Überprüfung und Aktualisierung der betrieblichen Versicherungen, inklusive Angebotsvergleich und Dokumentation
Fuhrparkmanagement:
* Organisation und Verwaltung des gesamten Fuhrparks
* Koordination und Sicherstellung von Wartungsarbeiten sowie regelmäßige Fahrzeugüberprüfungen
* Durchführung von An-, Ab- und Ummeldungen von Fahrzeugen bei den zuständigen Behörden
* Verwaltung und Bestellung von Verbrauchs- und Kleinteilen sowie Dokumentation der Ausgaben
* Ablage und Verwaltung von Leasingverträgen und Fristenkontrolle
* Jährliche Überprüfung und Aktualisierung der KFZ-Versicherungen, einschließlich Schadensregulierung
* Organisation und Koordination von saisonalen Reifenwechseln Personalmanagement:
* Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen auf verschiedenen Plattformen
* Sichtung, Sortierung und Vorauswahl von Bewerbungen
* Organisation und Koordination von Vorstellungsgesprächen
* Verwaltung und Optimierung der On- und Offboarding-Prozesse, inklusive Erstellung von Checklisten und Dokumenten
* Planung und Durchführung des ersten und letzten Arbeitstags von Mitarbeitenden
* Erstellung von Auswertungen zu Mitarbeiterdaten wie Krankheitsquote, Fehlzeiten, Unfallstatistiken, Überstunden und Jahresurlaubsplanung
* Entwicklung und Durchführung von Mitarbeiterumfragen sowie Analyse der Ergebnisse zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit
* Planung, Organisation und Verwaltung von Fortbildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen, einschließlich Dokumentation und Evaluation
* Planung und Organisation interner und externer Schulungen sowie Mitarbeiterevents
* Pflege und Aktualisierung des Intranets und Wikis, einschließlich der Erstellung von News-Beiträgen
* Verwaltung und Bestellung von Arbeitsmitteln und -kleidung (z. B. Laptop, Werkzeug, Sicherheitskleidung)
Betriebliches Gesundheitsmanagement und Arbeitsschutz:
* Identifikation und Definition betrieblicher Gesundheitsbedarfe sowie Entwicklung eines Gesamtkonzepts zur Gefährdungsbeurteilung
* Dokumentation und Analyse der innerbetrieblichen Gesundheits- und Arbeitsschutzmaßnahmen
* Koordination und Organisation der Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen sowie Betriebs- und Sicherheitsanweisungen
* Planung und Organisation von Sicherheitsunterweisungen (z. B. UVV, Staplerführerschein, Maschinenbedienung)
* Koordination von Arbeitssicherheitsthemen in Zusammenarbeit mit der Berufsgenossenschaft (BG)
* Organisation und Koordination des Arbeitsschutzausschusses sowie regelmäßige Berichterstattung an die Geschüftsführung
Prozessmanagement:
* Koordination und Steuerung der Erhebung von Unternehmensprozessen sowie entsprechende Dokumentation und Erstellung einer detaillierten Prozesslandkarte
* Mitwirkung an der Entwicklung und Umsetzung der Prozessstrategie sowie Festlegung von messbaren Zielen und KPIs
* Planung, Gestaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen Dokumentation und Analyse bestehender Abläufe zur Identifikation von Verbesserungspotenzialen
* Definition und Kontrolle von Maßnahmen zur Fehleranalyse und -behebung mit den jeweiligen Prozessverantwortlichen
* Schulung und Unterstützung von Mitarbeitenden in der Erstellung von neuen Prozessen sowie Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation
* Koordination und Steuerung abteilungsübergreifender Prozessprojekte
* Regelmäßige Berichterstattung zu Fortschritten und Optimierungen an die Geschäftsleitung
Bewerberprofil
Fachliche Anforderungen:
* Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im kaufmännischen, betriebswirtschaftlichen Bereich (z. B. Prozessmanagement, Eventmanagement)
* Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
* Fundierte Kenntnisse in Betriebswirtschaft, Prozessmanagement und Personalwesen
* Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint), SharePoint, Visio
Persönliche Kompetenzen:
* Hohes Qualitätsbewusstsein und ausgeprägte Serviceorientierung
* Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Verantwortungsbewusstsein
* Kontaktfreudigkeit, Empathie und Konfliktlösungsfähigkeit
* Lernbereitschaft sowie Offenheit für Veränderungen
* Begeisterung für die Eventbranche und Teamfähigkeit
Sprachkenntnisse:
* Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
* Gute Englischkenntnisse von Vorteil
Wir bieten
* Arbeitszeit: Vollzeit mit flexiblen Arbeitszeiten
* Arbeitsort: Überwiegend Büro mit Möglichkeit für gelegentliches mobiles Arbeiten
* Arbeitsumgebung: Junges, motiviertes Team mit flachen Hierarchien. Nachhaltig ausgerichtetes Unternehmen. Mögliche Gehaltsbestandteile wie Jobrad, Firmenwagen, steuerfreier Sachbezug über pluxee, Betriebliche Altersversorgung.
b&b eventtechnik GmbH
Mercedesstr. 7, 70794 Filderstadt
Deutschland
Ansprechpartner: Herr Schäffler
T: 0171/2661341
schaeffler@bb-et.de
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