Job Description
Für unser Büro in München (in einem hybriden Arbeitsmodell) suchen wir ab sofort einen
Associate, Customer Engagement Services (m/w/d)
in befristeter Arbeitnehmerüberlassung.
Ziel der Stelle ist die Unterstützung der internen Stakeholder beim Aufsetzen sowie der Pflege & Dokumentation externer und interner Veranstaltungen und Sponsorships. Dies beinhaltet u.a. die Erstellung und den Abschluss von Verträgen – insbesondere mit externen Dienstleistern des Gesundheitswesen – und Sicherstellung bzw. Gewährleistung des gesamten Vertragsdurchlaufs (Contract Life-Cycle Mananagement, CLM) unter Einhaltung der geltenden Legal- und Compliance-Vorgaben und internen Geschäftsprozesse (hier insbesondere Orga-Handbuch und Pending-Liste). Der Stelleninhaber berichtet an den CES Lead.
Projektbezogene Planung, Betreuung, und Nachbereitung von regionalen, nationalen und cross-border Veranstaltungen und Fortbildungen (externe, als auch interne Veranstaltungen) inklusive Abwicklung von Sponsoring Projekten (Fokus: Medical Veranstaltungen)
1. Steuerung der gesamten Logistik in Zusammenarbeit mit externen Agenturen und Dienstleistern (Angebotseinholung, Locationplanung, Abstimmungen bzgl. Designs/ Einhaltung Branding, etc.)
2. Abwicklung der PO- & Vertragsprozesse in/mit den entsprechenden Systemen
3. Abwicklung des CME-Zertifizierungsprozesses
4. Interne Dokumentation zur Sicherstellung der Kodex- und Compliance-konformen Umsetzung
5. Durchführung von Post-Analysen der Events (Event-Tagging) und Ausarbeitung von Optimierungen
6. Erstellung von veranstaltungsrelevanten Budget-Reports/ Tracking auf BU- und Distrikt-Level
Internes Stakeholder Management
7. Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit dem Medical Bereich (BU-übergreifend), sowie S&G, Compliance & Legal
Externes Stakeholder Management
8. Koordination und Durchführung der Referentenansprache, Reiseorganisation sowie Übernahme des Teilnehmermanagements (inklusive Veranstaltungsunterlage, z.B.: Einladungsmaster, Anmeldeformulare, ...)
Prozessoptimierung
9. Koordination des Medical Integrationsprozesses und operative Unterstützung der Implementierung (Veranstaltungsformate, Prozesse, Tools) zusammen mit dem CES Lead (Projektleitung) unter Beteiligung relevanter interner und externen Stakeholder bis zur vollständigen und erfolgreichen Integration
10. Inhaltliche Instandhaltung und Anpassung des Event-Tools, sowie benötigter Dokumente/ Formulare entsprechend den internen Compliance-/ Finance-Änderungen
11. Erstellung und kontinuierliche Aktualisierung von relevanten Unterlagen für das CES Team (z.B. Supplier-/ Hotelliste, Druckereiliste)
Die Person
Für diese spannende und vielfältige Aufgabe suchen wir eine gestandene Persönlichkeit, die in diesem stark cross-funktional geprägtem Umfeld durch Verhandlungsgeschick, ein hohes Maß an Genauigkeit und stark ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten den Überblick behält. Durch eine sichere und klare Kommunikation sowie ein verbindliches und souveränes Auftreten trägt der Stelleninhaber*in mit einer starken Hands-on Mentalität maßgeblich zum Abteilungserfolg bei.
Qualifications
12. abgeschlossene Ausbildung im Bereich Eventmanagement oder im kaufmännischen Bereich
13. 5 Jahre Berufserfahrung in der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen; idealerweise im Pharma/ Biotech Umfeld
14. 1-2 Jahre Berufserfahrung im Bereich Vertragserstellung und -bearbeitung bzw. im Vertragsrecht
15. idealerweise Erfahrung in der Kodex- und Compliance-konformen Veranstaltungsplanung im Pharma/ Biotech Bereich
16. hohe IT-Affinität
17. hohes Verantwortungsbewusstsein
18. sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
19. Selbständige Arbeitsweise im Rahmen festgelegter Verfahren und Praktiken
20. Erarbeiten neuer und innovativer Lösungen für komplexe Probleme
21. Fähigkeit, Muster und Zusammenhänge zu antizipieren und über das unmittelbare Problem hinaus auf umfassende Implikationen zu blicken
22. hohe Belastbarkeit und sehr gute Arbeitsorganisation/strukturiertes Arbeiten
23. schnelle Auffassungsgabe
24. hohes Maß an Motivation und Dienstleistungsorientierung
25. Kommunikationsstärke, Eigeninitiative und Teamplayer-Qualitäten
26. gute Englischkenntnisse sowie fließende Deutschkenntnisse
Additional Information
Why Biogen?
We are a global team with a commitment to excellence, and a pioneering spirit. As a mid-sized biotechnology company, we provide the stability and resources of a well-established business while fostering an environment where individual contributions make a significant impact. Our team encompasses some of the most talented and passionate achievers who have unparalleled opportunities for learning, growth, and expanding their skills. Above all, we work together to deliver life-changing medicines, with every role playing a vital part in our mission. Caring Deeply. Achieving Excellence. Changing Lives.
At Biogen, we are committed to building on our culture of inclusion and belonging that reflects the communities where we operate and the patients we serve. We know that diverse backgrounds, cultures, and perspectives make us a stronger and more innovative company, and we are focused on building teams where every employee feels empowered and inspired. to learn more about our DE&I efforts.