Verwaltungsangestellte (w/m/d) als abteilungsassistenz und für das controlling in der bau-abteilung

Für den Standort Hamburg suchen wir:

Verwaltungsangestellte (w/m/d) als Abteilungsassistenz und für das Controlling in der BAU-Abteilung

Umbesetzt wird die Stelle auf Zeit, Start: frühestmöglich. Die Zulassung zur Einstellung ist imoeffentlich.

Das Deutsche Elektronen-Synchrotron DESY mit mehr als 2900 Mitarbeiter:innen an den Standorten Hamburg und Zeuthen zählt zu den weltweit führenden Forschungszentren. Im Mittelpunkt der Forschung steht die Entschlüsselung der Struktur und Funktion von Materie, von den kleinsten Teilchen des Universums bis hin zu den Bausteinen des Lebens. Damit trägt DESY zur Lösung der großen Fragen und drängenden Herausforderungen von Wissenschaft, Gesellschaft und Wirtschaft bei. Mit hochmoderner Forschungsinfrastruktur, interdisziplinär angelegten Forschungs-Plattformen und internationalen Vernetzungen verfügt DESY über ein hochattraktives Arbeitsumfeld im wissenschaftlichen, technischen und administrativen Bereich sowie für die Ausbildung von hochqualifiziertem Nachwuchs.

Baubeiträge macht die Abteilung BAU an der baulichen Weiterentwicklung des DESY-Campus. Sie kümmert sich um die Neubau-, Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen auf dem DESY-Campus. BAU übernimmt für sämtliche Hochbaumaßnahmen des Wissenschaftszentrums die Bauherrenfunktion und das Projektmanagement. Ebenfalls kümmert sie sich um die Versorgung mit Trink- und Grünwasser sowie um die Schmutz- und Regenentwässerung. Darüber hinaus koordiniert sie in enger Zusammenarbeit mit der DESY-Abteilung MKK (8) die beteiligten Fachplaner der Technischen Gebäudeausrüstung. Zielsetzung besteht darin die Sicherstellung aller Aufgaben gemäß Definitionen der Abteilung zu gewährleisten.

Ihre Tätigkeit bei uns:

Ihr Aufgabenbereich umfasst das BAU-Controlling, die technische/kaufmännische Projekt-Sachbearbeitung, die Führung des Sekretariats/Assistenz der BAU-Abteilung sowie die Unterstützung bei der IT-Administration für die Gruppe BAU. Aufgabenschwerpunkte sind dabei unter anderem:

Pflege und selbstständige Weiterentwicklung eines Kostenkontrollwerkzeuges zur Abbildung aller Kostenkontrolleinheiten und Aufträge im Bereich Instandhaltung und für alle kleineren Baumaßnahmen

Kostenverfolgung in SAP und Erstellen monatlicher Berichte

Erstellen von Aufträgen sowie Prüfen und Freigeben von Rechnungen nach LV/Aufmaß/StLB

Unterstützen bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen gemäß RZBau

Nachhalten von allen Aufträgen und Abrufen in Excel-Tabellen

Zusammenstellen der Ausschreibungsunterlagen

Entwerfen, Pflegen und Führen von Formularen/Liste - projekt- und abteilungsbezogen

Unterstützung bei der Sicherstellung aller Zugangsdaten für interne und externe Mitarbeitende von BAU

Unterstützung bei der Betreuung und Beschaffung aller Hardware- und Softwarekomponenten für BAU

Unser Unternehmen bietet:

Mit DECY bewegen Sie sich in einem dynamischen Umfeld einer Spitzenforschungseinrichtung. Wir legen großen Wert auf ein wertschätzendes Miteinander und das Wohlbefinden unserer Kolleginnen und Kollegen. Die Gleichstellung aller Menschen ist uns ein wichtiges Anliegen. Für eine bessere Vereinbarkeit von beruflichem und privatem Leben bieten wir flexible Arbeitszeiten, variable Teilzeit, Job-Sharing-Modelle und die Teilnahme an Mobiler Arbeit (bis zu 50 %). Sie profitieren von unserer familienfreundlichen und kollegialen Atmosphäre, unserem etablierten Gesundheitsmanagement sowie unserer betrieblichen Altersvorsorge. Als öffentlich finanzierter Arbeitgeber bieten wir Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz und unterstützen Ihre individuelle Entwicklung mit unseren umfangreichen Aus- und Weiterbildungsangeboten. Die Vergütung erfolgt nach den Regelungen des TV-AVH. DESY bietet seinen Beschäftigten an beiden Standorten einen Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket (Deutschland-Ticket).

Ihre Qualifikationen:

Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsmäßige Ausbildung oder gründliche und vielseitige Kenntnisse in einem der vorgenannten Bereiche

Gute EDV-/PC-Kenntnisse, vor allem in den Microsoft-Office-Programmen und Microsoft Project

Sehr gute Fachkenntnisse in der Anwendung von Microsoft Excel und Microsoft Access

Sehr gute Fachkenntnisse im Umgang mit SAP (ORCA, E.biss-Bestellsystem)

Gute Fachkenntnisse in der Erstellung und Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen

Strukturierte Arbeitsweise sowie Verständnis für administrative Vorgänge

Langjährige Erfahrung in der Erstellung von komplexen Excel-Tabellen und Datenbanken

Englischkenntnisse auf B2-Niveau

Affinität zu IT-Systemen

Datenbeschreibung:

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