Ihre Aufgaben:
1. Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Abteilungsleiter des Instituts für Energie- und Klimaforschung - Elektrochemische Verfahrenstechnik (IET-4)
2. Terminmanagement und Organisation von hybriden, Präsenz- oder Onlineveranstaltungen mit verschiedenen Tools wie MS Teams, Zoom, Webex; inkl. Raumbuchungen
3. Bearbeitung und Verteilung der eingehenden Post und E-Mails
4. Administrative Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen inkl. Konferenzanmeldung, Buchung von Unterkünften und Reisemitteln, unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben und Richtlinien des FZJ, sowie Erstellung von Reiseabläufen
5. Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und wissenschaftlichen Veranstaltungen, inkl. Terminabstimmung, Programmplanung, Raumreservierung, Bewirtung, Einladungsmanagement, Besucheranmeldung, ggf. Protokoll, Transportwünschen und Unterbringung externer Teilnehmenden
6. Organisation von Besuchen externer Gäste, einschließlich Hotelbuchungen, Fahrdienst, Bewirtungsorganisation und Reisekostenabrechnung
7. Erstellung von wissenschaftlichen und administrativen Statistiken
8. Aktualisierung und Verwaltung von Excellisten und Informationsschriften
9. Bestellwesen für Büromaterialien und Bewirtung sowie laufende Überwachung der Lagerbestände
10. Herrichtung der Besprechungsräume
11. Prozessverfolgung und Bearbeitung von Veröffentlichungsanträgen
12. Enge Zusammenarbeit und Vertretungsfunktion mit dem Institutsleitersekretariat
Ihr Profil:
13. Wünschenswert ist eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)
14. Erfahrungen in der selbstständigen Übernahme und Organisation von Sekretariats- und Administrationsaufgaben
15. Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungsprogrammen
16. Sehr gutes mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen sowie gute Englischkenntnisse
17. Sehr sorgfältiger Arbeitsstil mit strukturierter und systematischer Arbeitsweise
18. Hohes Maß an Selbstständigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Leistungsbereitschaft
19. Kreativität und Freude an der Dienstleistung sowie eine stark ausgeprägte Fähigkeit zur kooperativen Zusammenarbeit
20. Vertrauenswürdigkeit sowie freundliche Umgangsformen
Unser Angebot:
Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:
21. Einen großen Forschungscampus im Grünen, der beste Möglichkeiten zur Vernetzung mit Kolleginnen und Kollegen
22. Die Entwicklung der Potenziale unserer Mitarbeitenden ist uns ein wichtiges Anliegen – individuelle Weiterbildungsmaßnahmen sind daher für uns selbstverständlich
23. Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement sowie verschiedene Sportangebote ( Beachvolleyball-Platz, Laufgruppen, Yoga-Kurse und vieles mehr)
24. Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik
25. Eine Teilzeittätigkeit mit 25 - 30 Wochenstunden und eine flexible Arbeitszeitgestaltung
26. Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten, im Homeoffice
27. 30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit des gewählten Arbeitszeitmodells) sowie alle Brückentage und zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfrei
28. Vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge
Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr:
Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld. Eine auf 2 Jahre befristete Stelle mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund).
Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.