Kurz und bündig
In dieser Position bist du ein integraler Bestandteil der Gewährleistung einer großartigen Arbeitsumgebung und eines sicheren Ortes in unserer Zentrale in Berlin. Neben der Begrüßung unserer Kollegen, Kunden und Gäste koordinierst du administrative Projekte und Aufgaben. Du arbeitest eng mit dem HR-Team zusammen und unterstützt unsere verschiedenen Abteilungen bei der täglichen Koordination des Büros. Du hast ein Auge für Details, denn du sorgst dafür, dass das Büro einladend, frisch und sauber aussieht und in jeder Hinsicht der Marke entspricht. Du repräsentierst unsere Marke und Kultur nach außen. Du koordinierst und kommunizierst mit dem Vermieter, der Hausverwaltung und dem Facility Manager des Gebäudes sowie mit verschiedenen Handwerkern, Reparatur- und Entsorgungsunternehmen.
Aufgaben & Verantwortlichkeiten
Besucherbetreuung
1. Empfang und Begrüßung von Gästen und Kunden
2. Vorbereitung von Konferenzräumen und Getränken
Unterstützung bei Besprechungen und Veranstaltungen
3. Hilfe bei der Organisation von Meetings
4. Unterstützung bei internen Veranstaltungen
Kalender- und Terminmanagement
5. Koordinierung von Terminen und Besprechungen
6. Verwaltung des Kalenders für Besprechungsräume
Vertragsverwaltung
7. Verwaltung von Hotelverträgen
8. Druck von Originalverträgen
9. Einholung von Unterschriften
10. Versand und Archivierung von Dokumenten
E-Mail- und Telefonmanagement
11. Bearbeitung von Empfangs-E-Mails
12. Korrespondenz in Deutsch und Englisch
13. Annahme eingehender Anrufe und Kommunikation
Post- und Versanddienste
14. Abwicklung von Postein- und -ausgang
15. Organisation von Postkurier- und Versanddiensten
Professionelle Kommunikation
16. Austausch mit Partnern, Kollegen, Hausverwaltung und Vermietern
17. Kommunikation mit Dienstleistungsunternehmen
Vorratsüberwachung
18. Überwachung der Vorräte im Büro und in der Küche
19. Behandlung von Engpässen
Büroinstandhaltung
20. Sicherstellung des guten Bürozustands
21. Organisation von Reparaturen und Renovierungen
22. Beschaffung von Ersatzteilen und Entsorgung
Wartung der Büroausstattung
23. Einholung von Angeboten
24. Koordinierung von Wartungs- und Lieferterminen
Gebäudemanagement
25. Zusammenarbeit mit Anbietern von Reinigungs-, Catering-, Reparatur- und Sicherheitsdiensten
Administrative Unterstützung
26. Unterstützung bei administrativen Aufgaben
27. Geburtstagsankündigungen auf interner Plattform
Veranstaltungskoordination
28. Koordination von Veranstaltungen
29. Kommunikation mit Veranstaltungsorten
Recherche und Projekte
30. Unterstützung bei der Durchführung von Recherche von Projekten
Behördliche Wartungen und Inspektionen
31. Sicherstellung gesetzlicher Wartungen und Inspektionen (z. B. Klimaanlage, Elektrik, Brandschutz)
Sustainability Management
32. Umsetzung und Pflege von Nachhaltigkeitsinitiativen im Bürobetrieb
Onboarding neuer Mitarbeiter
33. Organisation und Durchführung von Büroführungen für neue Mitarbeiter und Praktikanten
Erfahrung & Mindset
34. 2 Jahre Berufserfahrung an der Rezeption oder im Büromanagement
35. Teamfähigkeit mit dem Wunsch, andere zu unterstützen und Verantwortung zu übernehmen
36. Gute Organisation bei der Erledigung von Verwaltungsaufgaben
37. Intuitives Gespür für Markenästhetik und ein scharfes Auge für Details
38. Authentische Persönlichkeit mit einer positiven und proaktiven Denkweise
39. Ausgezeichnete Deutsch- (mindestens C2) und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
40. Gute Excel-Kenntnisse sind von Vorteil
Perks & Benefits
41. Eine großartige Erfahrung auf dem Nischenmarkt der Luxus-Boutique-Hotels
42. Ein motiviertes und internationales Team aus über 39 Ländern am globalen Hauptsitz von Design Hotels im kreativen Media Spree Gebiet in Berlin
43. Großartige Vorteile in den Mitgliedshotels und bei den Markenpartnern, von Mitarbeiterrabatten bis hin zu Sonderangeboten, einschließlich Marriott Explore Raten
44. Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen Unternehmen
Über Design Hotels
Die Design Hotels GmbH ( ist ein Full-Service-Beratungsunternehmen für das Gastgewerbe, das seinen Mitgliedshotels maßgeschneiderte Dienstleistungen anbietet. Unter der Marke Design Hotels vertritt und vermarktet das Unternehmen eine kuratierte Auswahl von derzeit mehr als 300 Luxushotels in über 60 Ländern. Diese Mitgliedshotels befinden sich in unabhängigem Besitz, sind aber durch ihr Engagement für Individualität, fortschrittliches Design und kulturelle Authentizität verbunden. Design Hotels verkörpert die fortschrittlichsten Ideen in der Hotelbranche und bietet anspruchsvollen Reisenden neue Möglichkeiten und Inspirationen für ein bewussteres Reisen und einen bewussteren Lebensstil.
Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Berlin und Niederlassungen in Los Angeles, New York, London und Singapur. Seit März 2021 ist die Design Hotels GmbH Teil des Portfolios von Marriott International.
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Design Hotels ist ein Arbeitgeber, der die Chancengleichheit fördert, Vielfalt zelebriert und Inklusivität praktiziert. Einstellungsentscheidungen basieren ausschließlich auf Verdiensten, Qualifikationen und unserem Geschäftsbedarf.