Für People & Organisation (P&O) Düsseldorf suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Sekretär/in (m/w/d). Die Aufgabe umfasst das Führen des BR-Sekretariat mit entsprechenden Kontakten zu P&O, der Betriebsleitung, anderen BR-Einheiten sowie dem Gesamtbetriebsrat, Konzernbetriebsrat und dem europäischen Betriebsrat (SEC). Hierzu gehört die Assistenz für den BR-Vorsitzenden, die BR-Ausschüsse und die Unterstützung bei der Umsetzung von BR-Beschlüssen. Was sind Ihre Aufgaben? Sie arbeiten direkt mit dem Betriebsratsvorsitzenden zusammen und unterstützen bei Schriftverkehr und der Organisation sowie Verwaltung der Zeitpläne, Meetings und Reisen Sie erledigen organisatorische Aufgaben, wie komplexe Terminabstimmungen und die Planung von Reisen einschließlich der Reisekostenabrechnung. Dazu gehört auch die tägliche interne und externe Kommunikation mit verschiedenen Ansprechpartnern unter Einhaltung der Verschwiegenheitspflicht Sie sind verantwortlich für administrative Tätigkeiten wie die Durchführung von Bestellungen und die Prüfung von Rechnungen, sowie die Verwaltung des Büromaterials. Sie übernehmen auch andere Büroaufgaben, wie die Pflege und Aktualisierung der BR-Abwesenheitskalender und der Jahresplanung Bei Bedarf planen und organisieren Sie interne und virtuelle Veranstaltungen. Sie unterstützen unter anderem bei der Raumplanung, der Bereitstellung von technischen Hilfsmitteln, der Betreuung von Gästen und der Einladung der Teilnehmer. Außerdem koordinieren Sie die Anmeldung von BR-Mitgliedern zu Seminaren, Betriebsräteversammlungen und Wahlversammlungen Sie führen und organisieren die Büroablage, sowohl digital als auch in Papierform. Das beinhaltet die Aktualisierung von Unterlagen, die Entwicklung und Optimierung von Ablagesystemen und die Klassifizierung von personenbezogenen Dokumenten und Aktenverwaltung Sie übernehmen die Organisation und Bearbeitung des Mailverkehrs und des Postdurchlaufs. Sie sichten und verteilen die eingehende Post und überprüfen die ausgehende Post auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, einschließlich des Einholens von Unterschriften Sie erledigen selbständig Sachgebietsthemen, wie die inhaltliche Vorbereitung und Bearbeitung von Statistiken und Unterlagen für Termine und Protokollführung von BR- und Ausschusssitzungen. Außerdem aktualisieren Sie die Intranetseite des Betriebsrats Sie sind zuständig für die Administration, Aktualisierung und Pflege von Outlook-Postfächern und Laufwerken des Betriebsrats. Sie verwalteten Zugriffsberechtigungen, pflegen Verteilerlisten und führen Mailing-Aktionen durch Was bringen Sie mit? Für diese Stelle ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung notwendig Mehrjährige Erfahrung in der eigenständigen Führung eines Sekretariats für mehrere Personen ist wünschenswert Die Fähigkeit, sich schnell in interne Verfahren, Prozesse und Tools einzuarbeiten, insbesondere in Bezug auf die Reiserichtlinien und Abrechnungsverfahren Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint etc.) Organisationsgeschick, Durchsetzungsfähigkeit; absolute Vertraulichkeit und Loyalität in der Zusammenarbeit mit dem BR-Gremium, der Betriebsleitung, der Personalorganisation und den Beschäftigten Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich) auf Verhandlungsniveau Souveränes Auftreten und eine freundliche sowie zugewandte Persönlichkeit runden Ihr Profil ab Was wir bieten. 2 bis 3 Tage pro Woche mobiles Arbeiten als globaler Standard Ansprechendes Vergütungspaket Weiterbildungsmöglichkeiten sowohl für Ihre berufliche als auch persönliche Entwicklung 30 Tage Urlaub sowie vielfältige, flexible Arbeitszeitmodelle, die eine Auszeit für Sie und Ihre Familie ermöglichen Zugang zu Aktienplänen für Mitarbeitende Und viele weitere Benefits hier Die einzelnen Benefits sind jeweils zugeschnitten auf lokale gesetzliche Anforderungen, Vorgaben verschiedener Job-Profile und Standorte sowie individuelle Präferenzen. Wir wollen, dass Sie wollen: Bewerben Sie sich jetzt Wir legen Wert auf Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. https://new.siemens.com/ - wenn Sie mehr Informationen zu Jobs & Karriere bei Siemens erhalten möchten. FAQ - wenn Sie eine Frage zum Thema Bewerbung bei Siemens haben.