Aufgabenbeschreibung
Unterstützung der*s Vizepräsident*in (VP-3) durch administrative und organisatorische Zuarbeit.
Zu den Aufgaben gehören:
1. Eigenverantwortliches Eventmanagement
2. Eigenverantwortliche Büroleitung
3. Koordination von Routine-Terminen sowie Sitzungs- und Gremienunterlagen
4. Finanzen: Verwaltung der Kostenstelle und Materialbeschaffung und -verwaltung
5. Erledigung von Sonderaufgaben im Auftrag der*s Vizepräsident*in
Zu den befristeten höherwertigeren Tätigkeiten gehören:
6. Eigenständige Führung und Koordination des Geschäftsbereiches VP-3
7. Einführung und Optimierung von Geschäftsprozessen im Geschäftsbereich des*r Vizepräsidenten*in;
8. Eigenverantwortliche Koordination und Kommunikation mit anderen Bereichen innerhalb der Einrichtung und außerhalb mit Partnerinstitutionen (z.B. Berlin University Alliance)
Erwartete Qualifikationen
Vielseitige Fachkenntnisse in den Bereichen Bestellwesen, Vergabe, Mittelverwaltung, Haushaltsrecht und Buchhaltung, Bundesreisekostenrecht, Bundesurlaubsgesetz, BerlHG, Reisekostenabrechnung, Personalverwaltung, allgemeine Verwaltungsrecht und allgemeine Kenntnisse im Hochschulbereich (Kenntnisse des Geschäftsverteilungsplans, Kenntnisse der Organisations-und Zuständigkeitsstruktur, Kenntnisse der Gremienstruktur der TU Berlin, Bewirtungsrichtlinien und Gastwissenschaftler-richtlinie, Kenntnisse der universitären Mitwirkungsregeln; Kenntnisse und Erfahrung innerhalb des Berliner Wissenschaftssystems)
9. Fähigkeiten der eigenständigen professionellen Recherchen und Aufarbeitung von Informationen
10. Selbstständige Leistungen ergeben sich aus der Notwendigkeit vielseitige Vorgänge für den*die Vizepräsident*in eigenverantwortlich, gründlich und nach eigenem Ermessen vorzubereiten. Eine besonders schnelle Auffassungsgabe, strukturiertes Arbeiten - insbesondere auch unter sehr hohen Stresssituationen - ist unabdingbar.
11. Die Aufgabenstellung erfordert gründliche und vielseitige Fachkenntnisse, ein sehr großes Verantwortungsbewusstsein, insbesondere aufgrund der Tätigkeit als zentrale büroorganisatorische Ansprechperson
12. Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (muttersprachliches Niveau) sowie perfekte Englischkenntnisse
13. Tiefgreifende Kenntnisse im Projektmanagement
14. Ein ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten sowie ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit gegenüber verschiedenen Status- und Zielgruppen
15. Ausgeprägtes Verantwortungs- und Kostenbewusstsein
16. Sehr gute Kooperations- und Konfliktfähigkeit, hohe Teamfähigkeit, und Servicebewusstsein
17. Fundierte Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS-Office-Standardsoftware (Outlook, Word, Excel), SAP und dem Internet
18. Hohe Loyalität, Souveränität und Diskretion
19. Sehr gute soziale Kompetenz, freundlicher und professioneller Umgang mit Gästen sowie mit Kolleginnen und Kollegen sowie ein sicheres, kultiviertes und verantwortungsbewusstes Auftreten
20. überdurchschnittliches Engagement und hohe Belastbarkeit
21. Hohes Maß an zeitlicher Flexibilität und Eigeninitiative