Boutique für Unternehmensrecht sucht Verstärkung!
Aufgaben
Allgemeine Büroorganisation
* Telefonannahme, Weiterleitung von Anrufen und Klärung erster Anfragen
* Empfang und Betreuung von Mandanten und Besuchern
* Koordination und Organisation der Büroausstattung und Arbeitsmittel
* Postbearbeitung (Ein- und Ausgangspost sowie Versand von Dokumenten)
Termin- und Fristenmanagement
* Koordination und Verwaltung von Terminen und Besprechungen
* Überwachung von Fristen und Deadlines für juristische Vorgänge, um Verzögerungen zu vermeiden
* Organisation von Gerichtsterminen und Reiseplanungen für Anwält
Mandantenbetreuung und Kommunikation
* Erster Ansprechpartner für Mandanten in organisatorischen und administrativen Belangen
* Bearbeitung und Weiterleitung von E-Mails und sonstiger Kommunikation
* Organisation von Mandantenbesprechungen, Vorbereitung von Sitzungsräumen und erforderlichen Unterlagen
Dokumentenmanagement und Aktenführung
* Pflege und Verwaltung von Mandantenakten, sowohl digital als auch in Papierform
* Sorgfältiges Ablagesystem zur Sicherstellung, dass wichtige Informationen jederzeit auffindbar sind
Vorbereitende Buchhaltung
* Vorbereitende Buchhaltung
* Verwaltung und Dokumentation von Auslagen und Reisekosten der Anwält
Unterstützung bei Marketing und Mandantenakquise
* Verwaltung und Pflege von Mandantendaten und Mailinglisten
* Organisation von Kanzleiveranstaltungen, Seminaren oder Schulungen
* Unterstützung bei der Erstellung von Marketingmaterialien, wie Broschüren, Newslettern oder Online-Auftritten
Qualifikation
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Bürokauffrau/-mann, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Sekretär/in).
* Erfahrung in einer ähnlichen Rolle in einer Kanzlei, einem Beratungsunternehmen oder in einem ähnlichen Umfeld ist ein Vorteil.
* Kenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung
Sie erfüllen nicht alle der genannten Voraussetzungen? Bewerben Sie sich dennoch gerne!
Holegal freut sich auf dich!