Der Geschäftsbereich Dienstleistungen sucht für die Abteilung Materialwirtschaft zum nächstmöglichen Zeitpukt eine*n Assistenz der Abteilungsleitung (m/w/d) Suchen Sie einen interessanten, abwechslungsreichen Arbeitsplatz, an dem Sie Kompetenzen und Erfahrungen einbringen und erweitern können? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Wir bieten Ihnen: berufliche Sicherheit durch einen unbefristeten Arbeitsvertrag ein modernes Büro mitten in Freiburg mit perfekter Anbindung mit öffentlichen Verkehrsmitteln die Möglichkeit, flexibel von zuhause aus oder von anderen Orten zu arbeiten wir unterstützen Sie dabei, sich persönlich und beruflich weiterzuentwickeln und Ihre Fähigkeiten zu stärken weitere Leistungen, wie z.B. gleitende Arbeitszeit, eine ergänzende Altersvorsorge oder Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf ein vielfältiges Angebot im Rahmen des Gesundheitsmanagements (z.B. eigenes Fitnessstudio UniFit, Bewegungskonzept, Hansefit) sowie ein bezuschusstes Jobticket UKF Corporate Benefits (Mitarbeiterangebote bei über 800 Top-Anbietern) bevorzugter Zugang zu den Hochschulambulanzen eine attraktive Vergütung und weitere Leistungen nach TV-UK, inkl. Jahressonderzahlun eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen sowie sie selbstständig und eigenverantwortlich umzusetzen ein unterstützendes Arbeitsumfeld Einblick in Ihre Aufgaben: Unterstützung der Abteilungsleitung bei allen anstehenden Aufgaben Terminkoordination incl. Raumreservierungen Bearbeitung von Personalangelegenheiten Abwicklung von Stellenausschreibungen sowie die organisatorische Begleitung von Bewerbungen und dem Einstellungsverfahren Führung und Pflege von SAP-HCM Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Formularen Dokumentenverwaltung Organisation und Vorbereitung von Veranstaltungen und Dienstreisen Beschaffung von Sachmitteln für die Abteilung Pflege des Intranetauftritts Ansprechperson für externe und interne Anfragen Bearbeitung des Postein- und ausgangs interdisziplinäre Zusammenarbeit mit allen Berufsgruppen Was uns überzeugt: Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder bringen eine vergleichbare Qualifikation im Assistenzbereich mit sicherer Umgang in Outlook und den MS Office-Programmen Sie verfügen idealerweise über SAP-Kenntnisse ein hohes Maß an organisatorischem Geschick, Servicebewußtsein, Kommunikation und Flexibilität sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise Die Stelle ist in Teilzeit (50 %) zu besetzen. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie uns Ihre kompletten Unterlagen bis spätestens 24.02.2025 über den Bewerbungsbutton zu. Universitätsklinikum Freiburg Geschäftsbereich 3 - Dienstleistungen Abt. Materialwirtschaft Breisacher Str. 153, 79106 Freiburg Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung: Frank Reichenbach - Abteilungsleiter 0761/270-21340 frank.reichenbach@uniklinik-freiburg.de Allgemeiner Hinweis: Die Vergütung erfolgt nach Tarif. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Einstellungen erfolgen durch die Abteilung Personalbetreuung.
* Unterstützung der Abteilungsleitung bei allen anstehenden Aufgaben
* Terminkoordination incl. Raumreservierungen
* Bearbeitung von Personalangelegenheiten
* Abwicklung von Stellenausschreibungen sowie die organisatorische Begleitung von Bewerbungen und dem Einstellungsverfahren
* Führung und Pflege von SAP-HCM
* Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Formularen
* Dokumentenverwaltung
* Organisation und Vorbereitung von Veranstaltungen und Dienstreisen
* Beschaffung von Sachmitteln für die Abteilung
* Pflege des Intranetauftritts
* Ansprechperson für externe und interne Anfragen
* Bearbeitung des Postein- und ausgangs
* Interdisziplinäre Zusammenarbeit mit allen Berufsgruppen
* Unterstützung der Abteilungsleitung bei allen anstehenden Aufgaben
* Terminkoordination incl. Raumreservierungen
* Bearbeitung von Personalangelegenheiten
* Abwicklung von Stellenausschreibungen sowie die organisatorische Begleitung von Bewerbungen und dem Einstellungsverfahren
* Führung und Pflege von SAP-HCM
* Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Formularen
* Dokumentenverwaltung
* Organisation und Vorbereitung von Veranstaltungen und Dienstreisen
* Beschaffung von Sachmitteln für die Abteilung
* Pflege des Intranetauftritts
* Ansprechperson für externe und interne Anfragen
* Bearbeitung des Postein- und ausgangs
* Interdisziplinäre Zusammenarbeit mit allen Berufsgruppen
* Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder bringen eine vergleichbare Qualifikation im Assistenzbereich mit
* Sicherer Umgang in Outlook und den MS Office-Programmen
* Sie verfügen idealerweise über SAP-Kenntnisse
* Ein hohes Maß an organisatorischem Geschick, Servicebewußtsein, Kommunikation und Flexibilität
* Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
* Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
* Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
* Die Stelle ist in Teilzeit (50 %) zu besetzen.
* Berufliche Sicherheit durch einen unbefristeten Arbeitsvertrag
* Ein modernes Büro mitten in Freiburg mit perfekter Anbindung mit öffentlichen Verkehrsmitteln
* Die Möglichkeit, flexibel von zuhause aus oder von anderen Orten zu arbeiten
* Wir unterstützen Sie dabei, sich persönlich und beruflich weiterzuentwickeln und Ihre Fähigkeiten zu stärken
* Weitere Leistungen, wie z.B. gleitende Arbeitszeit, eine ergänzende Altersvorsorge oder Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf
* Ein vielfältiges Angebot im Rahmen des Gesundheitsmanagements (z.B. eigenes Fitnessstudio UniFit, Bewegungskonzept, Hansefit) sowie ein bezuschusstes Jobticket UKF
* Corporate Benefits (Mitarbeiterangebote bei über 800 Top-Anbietern)
* Bevorzugter Zugang zu den Hochschulambulanzen
* Eine attraktive Vergütung und weitere Leistungen nach TV-UK, inkl. Jahressonderzahlun
* Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen sowie sie selbstständig und eigenverantwortlich umzusetzen
* Ein unterstützendes Arbeitsumfeld