* Selbstständige Organisation und Koordinierung des Sekretariates in Bezug auf die Verwaltungsabläufe, Kommunikation, Administration und Terminplanung
* Organisation von Seminaren und Meetings
* Datenbankbetreuung und Aufbau von Datenbanken
* Schnittstellenfunktion zwischen den Sekretariaten im wissenschaftlichen Bereich, den Serviceabteilungen des Instituts sowie der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft in München
* Internationale Korrespondenz, Übersetzung von Unterlagen deutsch/ englisch
* Wohnungsverwaltung der Institutswohnungen (12 Wohnungen) in enger Abstimmung mit der externen Hausverwaltung
* Verwaltung und Abstimmung des Patentarchivs des Instituts
* Aufbau und Pflege der Vertragsmanagement-Datenbank
* Führung des International Office des Institutes: Unterstützung von ausländischen Wissenschaftler:innen in Visa-, Melde-, Krankenversicherungsangelegenheiten sowie Unterstützung bei Aufenthaltsgenehmigungen und Eröffnung von Bankkonten
* Sprachkursverwaltung
* Buchen von Dienstreisen
* Führung und Verbuchung der Barkasse des Institutes