Wir für alle – für eine lebenswerte Stadt Wir suchen zum 01.12.2024 für unseren Fachdienst Schule und Jugend eineeinen Sekretärin für die Wilhelm-Tanck-Schule Die Beschäftigung erfolgt unbefristet in Teilzeit (25,5 Wochenstunden) mit der Entgeltgruppe 5 TVöD/VKA. Die Abteilung Verwaltung und Schulmanagement ist für die sachlichen und an den Förderzentren auch teilweise für die personellen Rahmenbedingung zur Sicherstellung eines reibungslosen Schulbetriebes an den insgesamt 22 allgemeinbildenden Schulen im Stadtgebiet verantwortlich. Hierzu gehören auch die verschiedenen Betreuungsmöglichkeiten am Nachmittag. Die Wilhelm-Tanck-Schule liegt in der Innenstadt von Neumünster und ist eine von sechs Gemeinschaftsschulen. Zur Zeit werden an der Schule 333 Schülerinnen und Schüler unterrichtet. Ihre zukünftigen Aufgaben: Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen Fertigung von Schadens-, Diebstahls-, Einbruchs- und Unfallmeldungen Vorbereitung und Fertigung der Zeugnisse Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit der Neuaufnahme 5. Jahrgang Allgemeine Aktenanlage und -verwaltung, Archivführung, Anlage und Pflege der Schülerakten Führung von Krankenlisten des Personals, Führung der Personalnebenakten und sonstige Personalangelegenheiten Erstellung von Kopien, Beglaubigungen und Zweitausfertigungen Erstellung und Auswertung diverser Listen Unterstützung und Mitwirkung bei Planung und Organisation von schulischen Veranstaltungen Materialbeschaffung und -verwaltung Aufnahmeverfahren Oberstufe und Querwechslerinnen, Abgänge Verwaltung und Aktualisierung der verschiedenen Elternaufgaben inkl. Schriftverkehr Sämtliche Schülerangelegenheiten Fundsachen Teilnahme an Dienstbesprechungen Haushaltsführung Mithilfe bei der Planung sowie Abrechnung des schulinternen Etats Haushaltsüberwachung, Auftragserteilung, Rechnungsbearbeitung Fertigung von Verwendungsnachweisen Inventarverwaltung Aufgaben im Zusammenhang mit "Bildung und Teilhabe" (BUT) Erstellung und Pflege der Schulstatistik Vorbereitende Tätigkeiten zur Erstellung von Statistiken sowie die Erstellung dieser Unterstützung bei der Fertigstellung der Statistiken für die Zu- und Absagen im Neuaufnahmeverfahren 5. Jahrgang Kommunikation in Wort und Schrift Ansprechpartnerin im Vorzimmer der Schulleitung Erledigung des Schriftverkehrs der Schule und der Schulleitung Abwicklung und Betreuung des Publikumsverkehrs Posteingang und -ausgang, E-Mail Posteingang Allgemeine Unterstützung der Schulorganisation Allgemeine Terminplanung Erste-Hilfe Ihr Profil: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter oder gehören zu den vergleichbar Beschäftigten mit der Angestelltenprüfung I Alternativ verfügen Sie über eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung (z.B. Kaufleute für Büromanagement) oder über eine vergleichbare dreijährige Berufsausbildung im Bürobereich und mehrjähriger Berufserfahrung in einem Sekretariat Sie sind sicher im Umgang mit EDV-Programmen (Word, Excel, Outlook, Access, H&H) bzw. sind bereit sich Kenntnisse in kürzester Zeit anzueignen Kenntnisse im Umgang mit Schulverwaltungsprogrammen sind erforderlich oder müssen ggf. in kürzester Zeit erworben werden Mehrjährige und einschlägige Kenntnisse und Erfahrung in der Wahrnehmung von Sekretariatsaufgaben sind von Vorteil Sie sind flexibel und belastbar Eine ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit zeichnen Sie aus Bereitschaft, den Urlaub während der Schulferien zu nehmen Kommen Sie in unsere Mitte Wir schätzen unsere Mitarbeitenden Deshalb bieten wir Ihnen: N utzung von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Modellen E ine sinnstiftende Tätigkeit für eine lebenswerte Stadt U mfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot M itarbeitendenberatung – kostenfrei, anonym, jederzeit (OTHEB) Ü bernahme von Erfahrungsstufen aus gleichwertigen Bereichen N otfallbetreuung für Kinder S icheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst T eilnahme am Fitnessprogramm „EGym/Wellpass“ E rreichbarkeit mit dem ÖPNV sowie Zuschuss zum Deutschlandticket R egelmäßige Gesundheits- und Sportangebote Frauen haben im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung Vorrang. Deshalb begrüßt die Stadt Neumünster besonders die Bewerbung von Frauen. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Stadt Neumünster wurde als " Top Nationaler Arbeitgeber 2024 " von Focus ausgezeichnet. Haben Sie Fragen? Frau Groeneveld, Abt. Verwaltung und Schulmanagement (Tel. 04321-942-3280) erteilt Ihnen gern weitere Informationen zu dieser Stellenausschreibung. Bei Rückfragen zum Stand der Ausschreibung wenden Sie sich gerne an bewerbungneumuenster.de oder kontaktieren uns in der Zeit von 08:30 Uhr - 13:00 Uhr unter der Telefonnummer 04321 942 - 2450 oder -2466. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen, die Sie uns bitte bis zum 22.09.2024 über unser Bewerbungsformular zukommen lassen. Wir bitten Sie, von schriftlichen Bewerbungen abzusehen und weisen darauf hin, dass diese nicht zurückgeschickt werden.