Projektbeschreibung
Für die Geschäftsführung unserer internationalen Nachhaltigkeitskonferenz, der Hamburg Sustainability Conference (HSC), suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Executive Assistant, welche:r unsere Geschäftsführung sowie unser Programm-Team durch die Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben unterstützt. Die Arbeit erfolgt dabei in enger Zusammenarbeit mit einer weiteren Executive Assistant. Die Stelle ist zunächst bis zum 30.09.2026 befristet mit Option auf Verlängerung und wird in Vollzeit (40h) besetzt.
Deine Aufgaben
* Koordination von Terminen, Meetings und Reisen der Geschäftsführung
* Verwaltung und Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen der Geschäftsführung
* Prüfung und Erstattung von Auslagen und Spesen
* Systematische Ablage und Dokumentation relevanter Unterlagen und Belege
* Annahme und Weiterleitung von Anrufen und Bearbeitung der Eingangspost und E-Mails
* Empfang und Betreuung von Gästen
* Administrative Unterstützung des Programm-Teams
* Allgemeine Büroorganisation und Vorbereitung und Nachbereitung von internen Besprechungen (Teammeetings, Workshops)
Dein Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
* Berufserfahrung im Bereich Sekretariat oder Officemanagement
* Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
* Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
* Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten
* Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Optional: Erfahrung mit Asana (Projektmanagement Software) oder Interesse sich das Programm anzueignen
Warum wir?
Warum Du Dich für die Hamburg Sustainability Conference entscheiden solltest
* Wichtige Mission: Sei Teil einer internationalen Initiative, die etwas bewegt und die nachhaltigen Entwicklungsziele (SDGs) voranbringt.
* Spannendes Netzwerk: Spannende Einblicke in die Zusammenarbeit mit politischen Institutionen, NGOs und Organisationen.
* Flexible Arbeitszeit: Wir bieten flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, sodass Du Deine Arbeitszeit eigenverantwortlich gestalten kannst, solange alle beruflichen Verpflichtungen erfüllt werden.
* Exklusive Events: Nimm an unserer jährlichen internationalen, High-Level Konferenz und spannenden Nebenveranstaltungen teil und fördere den Dialog für eine nachhaltige Zukunft.
* Tolle Lage: Unser Büro in Berlin Mitte an der Friedrichstraße bietet Dir eine super Arbeitsumgebung mitten im Herzen der Stadt.
* Erholung: Freu Dich auf 28 Tage Urlaub im Jahr (bei einer 5-Tage Woche), plus den 24.12. und 31.12. als zusätzliche freie Tage.
* Vielfältiges Team: Arbeite in einem engagierten, jungen und diversen Team von ca. 30 Leuten, die alle für das gleiche Ziel brennen.
* Teamkultur: Erlebe ein offenes, kooperatives Arbeitsumfeld, das auf Dialog und neue Ideen setzt.
Wir legen großen Wert auf Vielfalt und Chancengleichheit. Alle Bewerbungen werden unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Alter, Religion, sexueller Orientierung oder Behinderung gleichwertig behandelt. Wir ermutigen daher zum Versenden ohne Foto.
Wir ermutigen Dich, Dich zu bewerben, auch wenn Du eventuell nicht alle aufgeführten Qualifikationen vollständig erfüllst, dir aber diese anspruchsvolle und spannende Aufgabe zutraust. Deine einzigartigen Erfahrungen und Fähigkeiten können eine wertvolle Bereicherung für unser Team sein.
Wir freuen uns darauf, von Dir zu hören und gemeinsam eine nachhaltige Zukunft zu gestalten!
Über uns
Die Hamburg Sustainability Conference (HSC) ist ein Motor für globalen Wandel. Sie fördert Partnerschaften zwischen führenden Köpfen aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft, Zivilgesellschaft und multilateralen Organisationen, sodass diese innovative Lösungen für die dringendsten Herausforderungen unserer Zeit entwickeln können. Mit der klaren Mission, nachhaltige Veränderungen voranzutreiben und die UN-Ziele für nachhaltige Entwicklung (SDGs) zu beschleunigen, bietet die HSC eine ganzjährige Plattform, auf der Visionen in konkrete Maßnahmen für messbaren Fortschritt umgesetzt werden. Nach einer erfolgreichen Eröffnungskonferenz am 7. und 8. Oktober 2024 findet die nächste Konferenz am 2. und 3. Juni 2025 erneut im Hamburger Rathaus und in der Handelskammer Hamburg statt. Mehr über die Konferenz, das Programm und die Sprechenden unter