Team Assistenz
(m/w/d)
Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH Dortmund Startdatum: sofort Referenznummer: 769749/1
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Aufgaben
1. Administrative Unterstützung des Bereiches bei der Terminverwaltung/-koordination und der Organisation von internen/externen Meetings, Reisen, Konferenz-Calls, Workshops und Veranstaltungen (Vorbereitung von Besprechungsunterlagen, Präsentationsmedien, Schulungen, Protokolle; deren Nachverfolgung, aber auch Buchung der Räumlichkeiten, Verpflegung, Terminmanagement, Gästeempfang und -betreuung, etc.)
2. Unterstützung bei der Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten, Konzepten, Protokollen und Präsentationsunterlagen im Tagesgeschäft
3. Betreuung und Steuerung der internationalen Korrespondenz
4. Aktive Mitarbeit bei der Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Analysen für die zugehörigen Bereiche
5. Sie sind Ansprechpartner/in innerhalb der Abteilung für die allgemeine Büroorganisation und verantworten die Vorbereitung, Planung und Abrechnung von Dienstreisen inkl. VISA-Beschaffung
6. Erledigung allgemeiner Assistenz- und Sekretariatstätigkeiten, Stundenbuchungen, Monatsabschlüsse, das Budgetmanagement und die Kontrolle, inkl. Prüfung von Rechnungen und deren Buchung, Materialbeschaffung und -verwaltung, etc.
Profil
7. Mehrjähriger Berufserfahrung basierend auf einer abgeschlossenen kaufmännischen oder vergleichbaren Ausbildung
8. Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift
9. Profunde Kenntnisse im Umgang mit MS-Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook)
10. SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
11. Idealerweise haben Sie bereits Erfahrung in vergleichbarer Position im internationalen Konzernumfeld
12. Sie überzeugen durch eine organisierte, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise sowie eine stark ausgeprägte Fähigkeit zur Selbstorganisation und Engagement, Diskretion und Zuverlässigkeit
13. Sie zeichnen sich durch Ihr freundliches, sicheres und zuvorkommendes Auftreten sowie durch Ihre ausgeprägten Kommunikations-, Abstimmungs- und Teamfähigkeiten aus
14. Auch in stressigen Situationen bewahren Sie stets einen kühlen Kopf.
Benefits
15. Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
16. Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einer zukunftsträchtigen und innovativen Branche
17. Sie arbeiten in einem international aufgestellten Unternehmen, das Ihnen vielseitige Karrierechancen bietet