Die Universitätsstadt Gießen stellt ein:
Sachbearbeiter*in für das Standesamt
Büro für Magistrat, Information und Service
befristet
Teilzeit
Entgeltgruppe 6 TVöD
18.03.2025
Unser Standesamt ist ein zentraler Anlaufpunkt für die wichtigen Lebensereignisse unserer Bürger*innen, von der Geburt über die Eheschließung und darüber hinaus.
Wenn Sie Freude an der Arbeit mit Menschen haben und diese bei bedeutungsvollen Momenten des Lebens begleiten möchten, dann werden Sie Teil unseres Teams.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Sachbearbeiterin mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 19,5 Stunden, befristet für die Dauer der Arbeitszeitreduzierungen mehrerer Stelleninhaberinnen, zunächst bis zum 31.12.2025.
Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:
* Vorbereitung von Eheschließungen (Empfang der Brautpaare, Kontrolle der Daten und Dokumente, ggf. Ergänzung/Änderung, Datenaufnahme von Trauzeugen, Vorbereiten der Niederschrift, Namenserklärung und der Eheurkunden je Trauung)
* Anlegen der Sammelakten zum Eheregister
* Übertragung/Übernahme von übermittelten Anmeldungen zur Eheschließung durch andere Standesämter
* Betreuung des Online-Traukalenders (TKO) einschl. Vereinbarung von Trauterminen, Bearbeitung von Reservierungen, Beantwortung von Rückfragen sowie sonstigen Reservierungen von Eheschließungsterminen
* Wöchentliche Bestellung des Blumenschmucks für das Trauzimmer und den Wintergarten bei der Stadtgärtnerei sowie Überwachung der Lieferungen sowie Mitteilung der Trautermine an den Hausmeister
* Bestandspflege der als Eheregister geführten Familienbücher sowie unterschrifts- bzw. signaturreife Vorbereitung der Folgebeurkundungen in die Eheregister und als Eheregister geführten Familienbücher einschließlich Schriftverkehr und Aktenführung; vorbereitende, fallbezogene Ausstellung von Bescheinigungen über die Namensführung
* Eintragung von Hinweisen in die Personenstandsregister und –bücher,
* Vorbereitende Nacherfassung von Altregistern, insbesondere der Familienbücher, in das elektronische Register
Persönliches und fachliches Anforderungsprofil:
* Vorrangig abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, zur/zum Kauffrau*mann für Büromanagement bzw. alternativ in einem vergleichbaren Bürofachberuf,
* Berufserfahrungen in der öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil,
* Bildschirmtauglichkeit und gute Kenntnisse in MS-Office-Standard-Produkten, sowie die Bereitschaft, sich in weitere arbeitsplatzspezifische EDV-Programme einzuarbeiten,
* Erfahrungen im Umgang mit Publikum sowie gewandtes, freundliches und serviceorientiertes Auftreten im telefonischen und persönlichen Kontakt mit den Bürgern*innen,
* hohe Belastbarkeit in einem publikumsintensiven Bereich, Durchsetzungs- und Konfliktfähigkeit,
* Fähigkeit zu selbstständigem, eigenverantwortlichem und sehr genauem Arbeiten,
* Flexibilität, Zuverlässigkeit, schnelle Auffassungsgabe,
* Teamfähigkeit,
* Interkulturelle Kompetenz ist wünschenswert.
Wir bieten Ihnen:
* Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten Team,
* attraktive Fort- und Weiterbildungsangebote,
* ein vielfältiges, zukunftsorientiertes und verantwortungsvolles Aufgabengebiet,
* flexible Arbeitszeiten und Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z. B. auch die Möglichkeit von Home-Office und mobilem Arbeiten,
* Maßnahmen zur Gesundheitsförderung,
* einen Arbeitsplatz in zentraler Lage mit sehr guter Verkehrsanbindung, zahlreiche Einkaufsmöglichkeiten und ortsnaher Natur,
* betriebliche Altersvorsorge,
* Sonderzahlungen nach dem TVöD für Beschäftigte,
* ein Jobticket zur Nutzung im gesamten RMV-Gebiet,
* Dienstrad-Leasing.
Nach dem Hessischen Gleichberechtigungsgesetz sind wir zur Erhöhung der Frauenquote verpflichtet. Deswegen sind Bewerbungen von Frauen besonders erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Für unsere moderne, offene, bürgerorientierte Verwaltung sind Bewerbungen von Fachkräften mit Migrationshintergrund gewünscht.
Die Universitätsstadt Gießen zeichnet sich durch Gleichstellung, Antidiskriminierung und Chancengleichheit aus. Daher wünschen wir uns von allen Bewerber*innen Gleichstellungs- und Vielfaltskompetenz.
Ehrenamtliches Engagement ist uns wichtig. Soweit Sie ehrenamtlich tätig sind, bitten wir Sie, dies in den Bewerbungsunterlagen anzugeben. Im Ehrenamt erworbene Erfahrungen und Fähigkeiten können gegebenenfalls im Rahmen von Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung positiv berücksichtigt werden, wenn sie für die vorgesehene Tätigkeit dienlich sind.
Wenn Sie unser Angebot angesprochen hat, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte reichen Sie Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 18. März 2025 ein.
Für weitere Auskünfte steht Ihnen Frau Hertstein vom Haupt- und Personalamt unter der Rufnummer 0641 306-2013 zur Verfügung.