Ihre Aufgaben
:
* Führen des Fachbereichssekretariats: Administrative Unterstützung des Fachbereichsleiters und der wissenschaftlichen Mitarbeitenden bei administrativen Aufgaben
* Büroorganisation: Verwaltung des Sekretariats einschließlich Terminplanung, Korrespondenz und Aktenführung
* Kommunikation: Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen, Koordination von Meetings und Veranstaltungen
* Dokumentenmanagement: Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten, Berichten und Präsentationen
* Finanzverwaltung: Unterstützung bei der Budgetplanung und -überwachung, Bearbeitung von Rechnungen und Reisekostenabrechnungen
* Projektunterstützung: Mithilfe bei der Organisation und Durchführung von wissenschaftlichen Projekten und Veranstaltungen
* Datenpflege: Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Verzeichnissen
Ihre Qualifikationen:
* Eine mit mindestens befriedigend abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung
* Erfahrung im Führen eines vergleichbaren Sekretariates ist von Vorteil
* Sehr gute PC-Kenntnisse, insbesondere in Microsoft Office
* Fortgeschrittene SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
* Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und gute Englischkenntnisse
* Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
* Gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft, Lernbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit sowie Zuverlässigkeit
Unsere Leistungen:
* Eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem wissenschaftlich geprägten internationalen und multikulturellen Umfeld
* Einen krisensicheren Arbeitsplatz in der Bundeshauptstadt
* Offene Willkommenskultur, ein zertifiziert familienfreundliches Arbeitsklima, regelmäßige Feedbackgespräche und kompetente Ansprechpersonen, Nachhaltigkeit (u. a. Zuschuss zum Job-Ticket)
* Weiterentwicklung Ihrer persönlichen Stärken in Verbindung mit einem sozial ausgeglichenen Arbeitsumfeld sowie einem umfangreichen Weiterbildungsangebot
* Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (Möglichkeit des mobilen Arbeitens – nach Dienstvereinbarung bis zu 60 %, flexible Arbeitszeitgestaltung sowie 30 Tage Urlaub im Jahr)