⭐⭐⭐ WE ARE HIRING A Office Manager und Verwaltungs/Finanzunterstützung ⭐⭐⭐
Rollenbeschreibung
Management umfassender betrieblicher, administrativer, beschaffungs- und finanzbezogener Tätigkeiten, Leitung und Mitwirkung an unterschiedlichen Projekten entsprechend den Geschäftsanforderungen.
1. Administrative Unterstützung:
o Verwaltung der Bürokorrespondenz, E-Mails und anderer Kommunikation.
o Organisation und Planung von Besprechungen, Terminen und Veranstaltungen.
o Vorbereitung und Pflege von Bürounterlagen, Berichten und Ablagesystemen.
2. Bürobetrieb:
o Sicherstellen, dass Büromaterial vorrätig ist und bei Bedarf bestellt wird.
o Verwaltung der Büroausstattung, einschließlich der Organisation von Reparaturen und Wartungen nach Bedarf.
o Beaufsichtigt die Sauberkeit und Organisation der Büroräume.
3. Personalabteilung:
o Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
o Unterstützung der Mitarbeiter im HR-Bereich, indem allgemeine Fragen und Anliegen beantwortet und komplexe Probleme an den Lohnabrechnungsanbieter und die entsprechenden Stellen weitergeleitet werden.
o Koordinieren von Teamplänen und Besprechungen.
4. Budget-, Beschaffungs- und Finanzmanagement:
o Verwaltung von Bürobudgets, einschließlich der Überwachung der Ausgaben und Sicherstellung der Kosteneffizienz.
o Verwaltung des Beschaffungsprozesses, einschließlich Lieferantenauswahl, Vertragsverhandlung und Auftragsabwicklung, insbesondere im Hinblick auf Gemeinkosten.
o Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams, um Beschaffungsbedarf zu ermitteln und Einkaufsstrategien zu optimieren.
o Führung von Buchhaltungs- und Finanzunterlagen im Zusammenhang mit Beschaffungs- und Kreditorenbuchhaltungsaktivitäten und Sicherstellung deren Richtigkeit und Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.
5. Gesundheit und Sicherheit:
o Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, Implementation von Sicherheitsprotokollen im Büro und Verwalten von Notfallverfahren.
o Büroprobleme erkennen und effektive Lösungen finden.
o Verwaltung spezieller Büroinitiativen, z. B. Gesundheitsprogramme für Mitarbeiter oder Büromodernisierungen.
6. Management des HR- und Gehaltsabrechnungssystems (Deel), genaue Aktualisierung und Aufzeichnung von Personaldaten, Erstellung von persönlichen Briefen, Präsentationen, Aktualisierung von Organigrammen und Mitarbeiterakten, Unterstützung bei Personalgesprächen und Meetings zum Thema Mitarbeiterbeziehungen, soweit erforderlich. Führen von Mitarbeiterakten in Übereinstimmung mit GDPR
PERSONENSPEZIFIKATION
Wissen und Erfahrung
* Erfahrung in der Arbeit als Büroleiter in einem dynamischen Umfeld.
* Erfahrung im Umgang mit streng vertraulichen Angelegenheiten, konformer Umgang mit sensiblen, vertraulichen Informationen und diskretes Verhalten.
Kommunikation
Erfahrung im Umgang mit interner und externer Kommunikation und in der Aufrechterhaltung einer stets professionellen Kommunikation.
Organisation
Erfahrung mit der Arbeit in unvorhersehbaren Umgebungen; kann persönliches Arbeitspensum planen und Aufgaben organisieren und priorisieren, aber auch mit ungeplanter Arbeit und Anfragen umgehen. Kann für das Team eine organisierte und effiziente Arbeitsumgebung schaffen.
Fähigkeiten und Qualifikationen
Hervorragende Fähigkeiten im Zeitmanagement und in der Organisation, Fähigkeit zum Multitasking und zur Priorisierung, gutes Auge fürs Detail, gute Kommunikationsfähigkeiten und zwischenmenschliche Fähigkeiten, Hochschulabschluss oder gleichwertiger Abschluss.
Persönliche Eigenschaften
* Vertrauenswürdig und diskret im Umgang mit vertraulichen Angelegenheiten
* Selbstmotiviert, enthusiastisch und mit einer positiven Einstellung zur Arbeit
* Flexibel und bereit, neue Aufgaben und Projekte anzunehmen
* Professionelles Auftreten und Auftreten im Einklang mit der Agentur
* Fühlt sich wohl mit Veränderungen und kann sich an unterschiedliche Arbeitsanforderungen anpassen
* Hilfsbereitschaft, guter Teamplayer
* Zugänglich, freundlich
* Proaktiv
* Jederzeit professionell
* Fortgeschrittene Microsoft Office-Kenntnisse sind ein Muss