Payroll Officer - DACHI | Cologne ( Köln) [German] Seit über 35 Jahren schafft Aesop ein inspirierendes und integratives Umfeld, in dem unsere Mitarbeiter innen sich entfalten können und Unterstützung finden. Als globales Einzelhandelsunternehmen bieten wir berufliche Entwicklungs - und Aufstiegsmöglichkeiten als Ergänzung zu den jeweiligen beruflichen Zielen und Ambitionen. Unser Hautpflegekonzept beinhaltet eine sorgfältige Detailarbeit, bei der nur die wirksamsten Inhaltsstoffe verwendet werden, um Formulierungen zu entwickeln, die das Selbst und die Sinne anregen. Derselbe Anspruch gilt für unser Einstellungsverfahren. Wir suchen gewissenhafte und motivierte Menschen mit einer Vielzahl an Perspektiven, die das Beste aus sich und anderen herausholen. Unser Ziel ist es, das richtige Gleichgewicht zwischen Mensch, Umwelt und wirtschaftlichem Erfolg zu finden. Wir wollen unseren Fußabdruck auf unserer Erde, die uns großzügig unterstützt, aktiv verringern. Im Rahmen unserer Arbeit dahingehend haben wird unter anderem die B Corp Zertifizierung erhalten. Wir engagieren uns überdies für den Aufbau einer nachhaltigeren und integrativen Gesellschaft. Aufgabenbereich der Funktion Der/Die Payroll Officer DACHI mit Sitz in Köln verwaltet und unterstützt die DACH- und Italien-Region (DACHI) in allen Belangen der Lohn- und Gehaltsabrechnung, mit besonderem Schwerpunkt auf Deutschland und Österreich (ca. 100 Mitarbeiter in DE und ca. 12 Mitarbeiter in AT), um die korrekte und rechtzeitige Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen sicherzustellen. Der/Die Payroll Officer DACHI unterstützt eine andere Payroll Officer Position mit Sitz in London, für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen in der Schweiz (CH) und Italien (IT) und unterstützt bei Bedarf die breiteren EU Payroll Teams für alle Aesop-Länder. Zu den Aufgaben gehören unter anderem - Verantwortlich für das Ausfüllen der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorlagen für die DACHI- und mittelgroßen Märkte, Zusammenarbeit mit den Personaldienstleistungsteams, um sicherzustellen, dass alle Änderungen im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt erfasst und in Übereinstimmung mit den monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungsfristen verarbeitet werden, Sicherstellung, dass alle erforderlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungsunterlagen (lokale Dokumente für Neueinstellungen und Registrierungen sowie ggf. geprüfte ID- und RTW-Dokumente) heruntergeladen und an verschiedene Anbieter weitergegeben werden Unterstützung der Implementierung /Integration von Systemen, Proz essen, Abl äufen und Projekten in der gesamten DACH- und Italien -Region in Zusammenarbeit mit der europäischen Gehaltsabrechnungsstrategie, in enger Zusammenarbeit mit dem Payroll Officer für DACHI in London [CH & IT], den weiteren EU- Gehaltsabrechnungsteams und dem Head of Payroll Überwachung des rechtlichen Umfelds und Sicherstellung, dass Änder ungen v erstanden, geplant und in die Standardarbeitsverfahren (SOP) des Landes aufgenommen werden Vorbereitung aller statischen Stammdatendateien für die Übermittlung an die Gehaltsabrechnungsanbieter, wie z. B. Neueinstellungen, Austritte und gehaltsbezogene Änderungen, sowie Überwachung der korrekten Erfassung aller persönlichen Daten in Bezug auf die Auswahl der Krankenversicherung, der Sozialversicherungsnummer und der Steuer-ID. Vorbereitung aller variablen Gehaltszahlungen für die Mitarbeiter des Einzelhandels über das Aesop Time & Attendance System, in Übereinstimmung mit den Zahlungs- und Abzugsvorlagen Zusammenarbeit mit dem Payroll Officer DACHI (London) zur Unterstützung und für alle notwendigen Prüfungen und Validierungen der Gehaltsabrechnung vor der Genehmigung der Gehaltsabrechnung E rste Anlaufstelle für Fragen zur Gehaltsabrechnung in Deutschland und Österreich über das Zendesk-Ticketing-System und Beant wortung diese r in Übereinstimmung mit den internen SLAs des Gehaltsabrechnungsteams Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnungsberichte für die Finanzbuchhalter Aktualisierung der internen Abwesenheitssysteme ( WhosOff ) mit Neueinstellungen, Austritten und Änderungen Validierung von Abwesenheiten in der Gehaltsabrechnung vor der Berechnung des jährlichen Urlaubsanspruchs Verwaltung von Dokumenten im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung für Austritte (Versicherungsdokumente) Monatliche Verwaltung der Mitarbeiterleistungen und Bearbeitung der betrieblichen Altersversorgung Abstimmung und Vorbereitung der Sozialversicherung / Steuerzahlung. Verwaltung des monatlichen Krankenscheinabrufs über die Sozialversicherungsplattform (nur DE) und die Verwaltung von Langzeitabwesenheiten sowie die Bearbeitung von Sozialversicherungsentschädigungen (wie Mutterschafts- und Krankengeld) Abgleich und Verteilung der jährlichen Lohnsteuerbescheinigungen (nur DE) Ausstellung von Arbeitgeberbescheinigungen und Dokumenten für das Arbeitsamt Ermittlu ng von Verbesserungsmöglichkeiten bei bestehenden Prozessen, Instrumenten und Berichten im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung und Ergreifen der Initiative, um Änderungen vorzuschlagen und durchzusetzen Zusammenarbeit mit dem HRIS-Team, um monatliche Berichte aus unserem HRIS-Workday-System zu e ntwickeln und zu extrahieren, und Unterstützung bei möglichen Dateneinspeisungen in die Gehaltsabrechnung, um die Gehaltsabrechnungsprozesse zu rationalisieren Es handelt sich um eine Vollzeitstelle mit einem hybriden Arbeitsmuster, die in der Aesop-Niederlassung in Köln angesiedelt ist. Was wir suchen Offene Denkweise und große Neugierde, um andere zu verstehen, ohne zu urteilen zuzuhören und auf unterschiedliche Perspektiven einzugehen Engagement für die Förderung eines integrativen und psychologisch sicheren Arbeitsumfelds Fortgeschrittene Microsoft Excel-Kenntnisse (VLOOKUPs, IF-Anweisungen, Pivot-Tabellen) Fähigkeit, sowohl Deutsch als auch Englisch zu sprechen und zu lesen Mindestens 18 Monate Erfahrung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland und Österreich, mit fundierten Kenntnissen der gesetzlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften in DE und AT Erfahrung mit verschiedenen Arten von Arbeitnehmern, z.B. Studenten, Mini-Jobber Ausgeprägtes Verständnis für marktspezifische Gehaltsabrechnungen und die Verwaltung von Anfang bis Ende Erfahrung in der Arbeit mit einem ausgelagerten Dienstleistungsmodell Erfahrung im Umgang mit HRIS-Software, einschließlich Berichtswesen (vorzugsweise Workday ) und T&A-Programm Gründliche Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, Unstimmigkeiten/Fehler in Daten zu erkennen Flexible Herangehensweise und Professionalität im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, eigenverantwortlich und unter Druck zu arbeiten, um Fristen einzuhalten Bereitschaft, Veränderungen herbeizuführen und Prozesse zu verbessern und zu vereinfachen Frühere Erfahrungen im Einzelhandelssektor sind von Vorteil, sowie e rfahrung in der Verwaltung von Sozialleistungen in den jeweiligen L ä nd ern W as wir bieten Wir verfolgen einen ganzheitlichen Karriereansatz. Wir fördern die berufliche Weiterbildung, die Karriereentwicklung sowie Initiativen für das Wohlbefinden der Angestellten und schaffen durch die Aesop Foundation, Freiwilligenarbeit und gemeinsame Spendenprogramme enge Verbindungen zur lokalen Gemeinschaft. Zu den Leistungen für Mitarbeiter innen gehören unter anderem folgende : Großzügige Rabattgewährung auf Produkte und halbjährliche kostenfreie Zuteilung von Produkten Bezahlte Ehrenamtspauschale für alle Mitarbeitender innen Bonusmöglichkeiten je nach persönlicher und geschäftlicher Leistung Diverse Optionen zur Förderung der beruflichen Entwicklung, darunter kostenloser Zugang zu LinkedIn Learning, interne Schulungen zu Produkt - und Kernkompetenzen sowie Möglichkeiten zur Studienunterstützung Zugang zu Hilfsprogrammen für Mitarbeitende, ein kostenfreies Abonnement für die Achtsamkeits -App Headspace und Angebote für Wellnessurlaub im Sommer. Aesop möchte die bestmöglich talentierten Menschen als Mitarbeiterinnen gewinnen, entwickeln und zum Bleiben einladen. Wir bieten ein kreatives und integratives Arbeitsumfeld, in dem Talente wirklich a nerkannt und gewürdigt werden. Wir setzen uns für die Förderung der Integration aller ein und sind davon überzeugt, dass Vielfalt, Integration und Zugehörigkeit eine wichtige Rolle für den Erfolg unseres Unternehmens spielen. Wir ermutigen jede n ausdrücklich dazu, Teil unserer Reise zu werden. [English] For over 35 years, Aesop has carefully cultivated an inspiring and inclusive environment in which our employees are supported and encouraged to thrive. As a global retail organisation, we offer professional development and advancement opportunities to complement career goals and aspirations. Our approach to skin care involves meticulous attention to detail, using only the most efficacious ingredients to create formulations which stir the self and senses. The same meticulous approach is taken during our recruitment process, seeking out considered and inspired individuals with a wealth of perspectives who bring out the best in themselves and others. We aim to strike the right balance between people, planet and profit, actively reducing our footprint on the planet that generously sustains us. So far, this journey has led us to become a certified B Corp. We are committed to building a more sustainable and inclusive society. Role purpose Based in Cologne, the Payroll Officer DACHI manages and provides full Payroll administrative assistance to the DACH & Italian (DACHI) region, with particular focus on Germany and Austria (ca. 100 employees in DE and ca. 12 employees in AT) to ensure the accurate and timely delivery of monthly payrolls. The Payroll Officer DACHI supports another Payroll Officer based in London, who is responsible for Swiss (CH) and Italian (IT) payrolls, providing support where needed to the wider EU Payroll Teams for all Aesop countries. Role responsibilities include, but are not limited to – Responsible for completing the monthly payroll input templates for the DACHI and mid-sized market payrolls, liaising with the People Services teams to ensure all payroll related changes are captured accurately and processed in accordance with the monthly payroll deadlines, ensuring all necessary payroll documentation (local New Hire and registration docs, along with checked ID and RTW documents, where applicable) are downloaded and shared with various providers Support the implementation / integration of systems, processes, operations and projects across the DACH & Italy region in partnership with the European Payroll Strategy, working closely with the Payroll Officer for DACHI based in London [CH & IT], the wider EU payroll teams and the Head of Payroll Monitor regulatory environment and ensure changes are understood, planned and incorporated into the countries Standard Operating Procedures (SOP) Prepare all static Master Data files for submission to payroll providers such as New Hires, Leavers and pay related changes, as well as monitoring the accurate collection of all personal details regarding Health Insurance selection, Social Ins No. and Tax ID. Prepare all variable pay for Retail Store worker Hours via Aesop Time & Attendance system, in line with Payment & Deduction Templates Collaborate with Payroll Officer DACHI (London) for support and any necessary payroll checks and validations, prior to payroll approvals Act as first line support for Germany and Austria payroll related queries, via Zendesk ticketing system, providing responses in accordance with payroll team’s internal SLAs Prepare the monthly payroll reports for Financial Accountants Updating internal absence systems (WhosOff) with Hires, Leavers, Changes Seek validation of payroll absences before calculation of annual leave entitlement Management of leaver payroll related documents (Insurance documentations) Monthly administration of employee benefits and processing of company pension scheme Reconciliation and preparation of social security / tax payment. Management of the monthly sick note retrieval via the social security platform (DE only) and the administration of long-term absences, as well as the processing of social insurance compensations (such as maternity and sick pay) Reconciliation and distribution of yearly employee tax certificates (DE) only Issuing employer certificates and documents for unemployment office Identify areas for improvement in existing payroll-related processes, tools, reports, taking the initiative to propose and drive through changes Work with the HRIS team to develop and extract monthly reports from our HRIS Workday system, assisting with potential data feeds to payroll to help streamline payroll processes. This is a full position operating with a hybrid working pattern, based at Aesop’s office in Cologne, Germany. What we are looking for Open mindset and deep curiosity seeking to understand others, listen without judgement and act on diverse perspectives Commitment to fostering an inclusive and psychologically safe work environment Advanced Microsoft Excel skills (VLOOKUPs, IF Statements, Pivot Tables) Ability to speak and read both German and English A minimum of 18 months payroll experience in German & Austrian payrolls, with strong knowledge of DE and AT statutory payroll regulations Experience with different types of workers e.g. Students, Mini-Jobbers Strong understanding of market specific payrolls and administration from start to finish Experience of working with an outsourced service model Experience of using HRIS software including reporting (preferably Workday) and T&A program Thorough attention to detail and the ability to spot inconsistencies/mistakes in data Flexible approach and the professionalism to handle sensitive and confidential information Strong communication and organisation skills with the ability to work on own initiative and under pressure in order to meet tight deadlines Desire to instigate change and improve and simplify processes Previous experience within the Retail sector is preferred Local country Benefit Administration experience. What’s on offer We take a holistic approach to employment, promoting professional development, career growth, employee wellbeing initiatives and encouraging deep connections with the local community through the Aesop Foundation, volunteering and matched giving programs. Employee benefits include - Flexible, hybrid working pattern Generous product discount allowance and bi-annual complimentary product allocation Paid volunteering allowance for all employees Bonus opportunity based on personal, and business, performance Suite of options to aid development, including complimentary access to LinkedIn Learning, in-house Product and Core skills training and study support opportunities Access to employee assistance programmes, summer wellness vacation options and complimentary subscription to the Headspace mindfulness app. Aesop is committed to attracting, developing and retaining the very best people by offering a creative and inclusive workplace where talent is truly recognised and rewarded. We are committed to promoting inclusion for all with the belief that diversity, inclusion and belonging plays an important role in the success of our organisation. We actively encourage everyone to consider becoming a part of our journey. LI-Hybrid