Opta data Gruppe | Essen & hybrid | Vollzeit Wir sind die opta data Gruppe, einer der führenden Anbieter für IT, Abrechnung und Services im Gesundheitswesen. Als familiengeführte Unternehmensgruppe mit einer offenen Duz-Kultur stehen wir für ein verantwortungsvolles und kollegiales Miteinander. Wir verbinden Tradition und mutige Innovation - mit rund 3000 Mitarbeiter:innen gestalten wir die Zukunft der Gesundheitsbranche Deine Aufgaben: Organisations-Talent: Du übernimmst sämtliche administrativen und organisatorischen Aufgaben, wie das Kalender- und Terminmanagement sowie die Bearbeitung und Genehmigung von Anträgen. Schnittstellenfunktion: Als zentrale Anlaufstelle bearbeitest und koordinierst du interne und externe Anliegen und bist für die eigenständige Bearbeitung sowie Weiterleitung von allgemeinen Anfragen zuständig. Korrespondenz und Textgestaltung: Du sichtest und priorisierst eingehende Korrespondenz, erstellst Texte und übernimmst den Schriftverkehr. Meeting-Management: Du organisierst, bereitest vor und betreust Workshops und Besprechungen, sowohl inhaltlich als auch organisatorisch. Erstellung von Unterlagen: Präsentationen, Reports, Dokumente und Auswertungen gehören ebenso zu deinem Portfolio wie die Verwaltung und Organisation interner Übersichten und Datenbanken. Projektunterstützung: Du unterstützt organisatorische Projekte und sorgst dafür, dass Deadlines eingehalten werden. Dein Profil: Qualifikation: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Zuverlässigkeit & Diskretion: Du gehst verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen um und zeichnest dich durch hohe Zuverlässigkeit aus. MS Office Profi: Du bist sicher im Umgang mit PowerPoint, Word und Excel und nutzt diese Tools souverän. Organisationstalent: Dein gutes Auge für Details und deine strukturierte Arbeitsweise machen dich zur zentralen Unterstützung. Kommunikationsstärke: Mit deinem professionellen, freundlichen und serviceorientierten Auftreten überzeugst du in jeder Situation. Flexibilität & Belastbarkeit: Du bist flexibel, teamfähig und behältst auch in stressigen Momenten den Überblick. Unsere Benefits: Flexibilität: flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und moderne Büros Vitalität: deutschlandweites Sport und Gesundheitsprogramm, Dienstradleasing sowie frisches Obst und Getränke Gestaltungsspielraum: umfangreiches Ideenmanagement zur Verwirklichung deiner Ideen Weiterbildung: eigene opta data Akademie zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung Erholung: 30 Tage Urlaub im Jahr Vielseitigkeit: ganzheitliche Aufgaben, viel Eigenverantwortung und kreative Mitgestaltungsmöglichkeiten Sicherheit: Arbeitsplatz im expandierenden Familienunternehmen mit langjähriger Tradition Familienfreundlichkeit: eigene U3 Kindergroßtagespflege und Kinder Ferienbetreuung während der Sommerferien