Office Manager (m/w/d)
Die fortiss GmbH ist ein 2008 gegründetes Landesforschungsinstitut des Freistaats Bayern und treibt die anwendungsorientierte Forschung an innovativen Softwaretechnologien voran. Sie sorgen dafür, dass Prozesse im Büro- und Facility-Management reibungslos ablaufen, strukturieren den Arbeitsalltag und koordinieren Veranstaltungen sowie Dienstreisen effizient? Dann werden Sie Teil unseres engagierten Teams und bringen Sie Ihr Know-how aktiv ein! Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n engagierte/n: Office Manager (m/w/d)
Office-Management
Mitarbeit im Office- und Facility-Management an zwei Standorten (Guerickestraße und Highlight Towers) Steuerung und Überwachung externer Dienstleister (z. B. Facility Management, Reinigung, Catering) Sicherstellung des reibungslosen Betriebs der Büroinfrastruktur, inkl. Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland gemäß internen und externen Vorgaben sowie Prüfung und Freigabe von Dienstreiseanträgen nach externen Richtlinien (BayRKG) Planung und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, Business Events und Meetings inkl. Catering, Raumausstattung und Teilnehmermanagement Weiterentwicklung des Travelmanagements, einschließlich Buchungssysteme und Reisebüropartner.
Koordination von Maßnahmen im Bereich Arbeitsschutz in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern Unterstützung bei der Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen für Mitarbeiter und Besucher
Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation Erfahrung im Office-, Event- oder Travel-Management (z.B. Reisebüro) Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise Ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Organisationstalent Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungssystemen Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Kenntnisse im Bereich Arbeitssicherheit sind ein Plus, aber keine Voraussetzung.
Vollzeit- oder Teilzeitarbeit (ab ca. 30 Stunden/Woche), flexibel gestaltbar, mit Möglichkeit zum mobilen Arbeiten („Home Office“) Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L E 8), abhängig von Qualifikation und Erfahrung Einen modernen Arbeitsplatz in München-Schwabing, der sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist Ein kollegiales Team mit offenen Türen, flachen Hierarchien und Raum für eigene Ideen Eine lebendige Unternehmenskultur, in der man „per Du“ ist Die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und sich fachlich sowie persönlich weiterzuentwickeln – z. B. durch individuelle Fort- und Weiterbildungen Einen sicheren, unbefristeten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einer internationalen Umgebung Betriebliche Altersvorsorge, Zuschuss zum ÖPNV sowie monatlich wechselnde Rabattangebote