Sie möchten Teil eines dynamischen und erfolgreichen Unternehmens in Köln werden? Unser Mandant ist einer der größten Versicherungsmakler für den deutschen Mittelstand, der für seinen innovativen Ansatz und seine Kundenorientierung bekannt ist. Das Unternehmen agiert international und hat sich mit seinen vielfältigen Services und zukunftsorientierten Lösungen als vertrauenswürdiger Partner etabliert.
Zur Verstärkung des Teams am Standort Köln suchen wir ab sofort einen Executive Assistant (m/w/d) / Assistent (m/w/d) der Geschäftsführung, die*der den CEO in organisatorischen und strategischen Aufgaben unterstützt.
Das dürfen Sie erwarten
* Flexibilität: 30 Tage Urlaub, Fahrtkostenzuschuss oder Deutschlandticket, verkehrsgünstige Lage.
* Moderne Arbeitsumgebung: Neue, moderne Büros und topaktuelle Hard- und Software.
* Weiterentwicklung: Individuelle persönliche und fachliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten.
* Benefits: Einkaufsvergünstigungen, Firmenfitness, Job-Rad und vieles mehr.
* Teamspirit: Mitarbeiterevents wie Weihnachtsfeiern oder After-Work-Veranstaltungen zur Förderung des Teamzusammenhalts.
* Sicherheit: Ein sicherer Arbeitsplatz in einer kollegialen Atmosphäre mit kurzen Entscheidungswegen.
Ihre Aufgaben
* Meeting-Organisation: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von internen und externen Meetings liegen in Ihrer Verantwortung.
* Büromanagement: Sie übernehmen das professionelle Büromanagement und sind erster Ansprechpartnerin für organisatorische Fragen.
* Erstellung von Dokumenten: Sie erstellen managementgerechte Unterlagen wie Präsentationen, Korrespondenzen oder Gesellschaftsbeschlüsse.
* Projektunterstützung: Sie unterstützen bei strategischen Projekten und bringen Ihre Ideen proaktiv ein.
* Gästeempfang: Sie kümmern sich um die Vorbereitung von Konferenzräumen, den Empfang von Gästen und die Bewirtung während der Gespräche.
* Termin- und Reisemanagement: Sie koordinieren das Termin-, Zeit- und Reisemanagement der Geschäftsführung und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
Unsere Anforderungen
* Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in einem Mittelstandsunternehmen, Family-Office oder Konzernumfeld.
* Dienstleistungskompetenz: Erfahrung im Dienstleistungssegment (z. B. Hotellerie oder Tourismus) ist von Vorteil.
* Soft Skills: Diskretion, Loyalität und eine offene, kommunikative Arbeitsweise zeichnen Sie aus.
* Organisationstalent: Sie verfügen über ausgeprägtes Organisationsvermögen, Flexibilität und eine Fähigkeit, Prioritäten klar zu setzen.
* IT-Kompetenz: Souveräner Umgang mit MS Office (insbesondere PowerPoint, Word und Excel).
* Sprachkenntnisse: Verhandlungssicheres Deutsch Englisch in Wort und Schrift.