Job Description
Stell dein Know-how unter Beweis und werde Teil unseres Teams als
Administrative Specialist (all genders) - Event Management
Hier bringst du viel in Bewegung:
* Administrativer Support des Event Teams
* Eigenständige und strukturierte Verwaltung des allgemeinen Team-E-Mail-Postfachs
* Sicherstellen und überwachen der benötigten Dokumentation und Genehmigungen.
* Gesamtverantwortung für die Registrierungsseiten und das Teilnehmer-Management für Event Team betreute Veranstaltungen unter anderem durch Eingabe und regelmäßige Pflege von Event- und Teilnehmer Informationen in der Event Management Software CVent
* Management des für das Event Team relevanten Bestellwesens
* Vertragsmanagement für externe Dienstleister
* Kontrolle des Event Managements Budgets in Zusammenarbeit mit dem Kostenstellenleiter
* Onboarding und inhaltliche Führung von Praktikanten und Werkstudenten im Event Team sowie Schulungen von neuen Event Team Mitarbeitern zum Prozess
* Trainings von neuen Mitarbeitern in der Gesamtorganisation zu den Themen Event Team Service Portfolio und Guidances
* Regelmäßige eigenverantwortliche Analyse und Prüfung zur Optimierung von Arbeitsabläufen
* Projektarbeit außerhalb Ihrer Linienaufgabe (Schwerpunkte: Digitale Events / Teilnehmermanagement JAT / Organisation der Event Team Offsites)
Qualifications
So machst du den Unterschied:
* Hohes Maß an Organisations- und Planungskompetenzen
* Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Fähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben
* Zuverlässige und akkurate Arbeitsmethoden sowie Genauigkeit und Detailorientierung
* Fähigkeit, Prozesse zu optimieren und effiziente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu fördern
* Hohes Engagement, Kunden- und Servicementalität
* Hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
* Flexibilität und Bereitschaft, interdisziplinär in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
* Gute Kenntnisse der digitalen Arbeitswelt sowie die Bereitschaft, sich kontinuierlich weiterzubilden
* Ausgeprägte Fähigkeit empathisch, effektiv und durchsetzungsstark zu kommunizieren
Ausbildung / Fachwissen:
* Vorzugsweise eine kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung
* Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position sind wünschenswert
* Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Teams) sowie ein fundiertes Verständnis für Dokumentationssoftware.
* Kenntnisse in weiteren digitalen Tools und Plattformen für Events sind von Vorteil
* Sicher in der englischen Kommunikation in Wort und Schrift
Wie wir gemeinsam Großes bewegen:
* mit einem diversen Arbeitsumfeld, wo du Wirkungen erzielen kannst
* mit einer offenen Unternehmenskultur
* mit einer attraktiven Vergütung
* mit einem intensiven Onboarding durch einen Mentor
* mit flexiblen Arbeitsmodellen für eine gesunde Work-Life-Balance
* mit einem betrieblichen Gesundheitsmanagement mit umfassenden Gesundheits- und Bewegungsprogrammen
* mit betrieblichen Sozialleistungen
* mit vielfältigen Karrieremöglichkeiten in einer internationalen Organisation
* mit hochkarätigen, attraktiven Entwicklungsmöglichkeiten
* mit einem starken, internationalen Netzwerk
Bring frischen Wind in unser Team – und deine Karriere
Bei AbbVie zählt dein individueller Beitrag – helfe uns, gemeinsam Großes zu bewegen. Sei ein Teil von unserem Erfolg und wachse mit uns – und wachse über dich hinaus! Klingt wie die perfekte Karrierechance für dich? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Alles, was du benötigst, ist ein vollständiger Lebenslauf – alles Weitere besprechen wir dann persönlich mit dir.
Additional Information
AbbVie is an equal opportunity employer and is committed to operating with integrity, driving innovation, transforming lives, serving our community and embracing diversity and inclusion. It is AbbVie’s policy to employ qualified persons of the greatest ability without discrimination against any employee or applicant for employment because of race, color, religion, national origin, age, sex (including pregnancy), physical or mental disability, medical condition, genetic information, gender identity or expression, sexual orientation, marital status, status as a protected veteran, or any other legally protected group status.
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