Description Wer sind wir? Novum-RGI entwickelt innovative Softwarelösungen für den internationalen Versicherungsmarkt, mit Fokus auf Zentraleuropa und dem Qualitätsanspruch „Made in Germany “. Mit 30 Jahren Erfahrung in der IT-Entwicklung bieten wir bewährte Methoden für sichere, risikoarme und kosteneffiziente Softwareeinführungen. Die V’ger-Produktfamilie umfasst Standardsoftware und individuelle Lösungen für Versicherer, Finanzdienstleister und FinTechs. Die mehrfach ausgezeichnete Novum Cloud Platform ermöglicht auch die Nutzung von Third Party-Anwendungen als SaaS-Lösung. Wen suchen wir? Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen Assistant to the CEO (m/w/d), derdie den Geschäftsführer in administrativen und organisatorischen Aufgaben unterstützt und als zentrale Schnittstelle für interne und externe Kommunikationsprozesse fungiert. Deine Aufgaben: Finanz Aufgaben Erstellung von Ausgangsrechnungen sowie Ansprechpartnerin bei Rückfragen Mahnungsmanagement bei Ausgangsrechnungen Durchführung von Zahlungen (Eingangsrechnungen, Reisekosten, Löhne) Verwaltung von Zahlungen für Österreich (Finanzamt und kommunale Zahlungen) sowie für die Schweiz (Löhne, Eingangsrechnungen) Abrechnung der Mehrwertsteuer in der Schweiz (Korrespondenz mit der Steuerberatung) Organisation des Banksafes und Verwaltung des Bankkontos (Kontoauszüge, Zugriffsverwaltung etc.) Unterstützung beim Monatsabschluss (Projekt Office und Finance) Assistenztätigkeiten Verbuchung von Reisekosten, Scannen von Belegen und allgemeines Dokumentenmanagement Vorbereitung von Meetingräumen, Organisation und Durchführung von internen und externen Events (inkl. Bewirtung) Assistenzaufgaben für den CEO (Terminplanung, Ablaufkoordination, telefonische und schriftliche Korrespondenz) Sonstiges Unterstützung bei Marketingaktionen (z.B. Bestellung und Versand von Geschenken) Flottenmanagement und Koordination von Dienstfahrzeugen Office Management Tägliche Postbearbeitung (Briefkasten leeren, Briefe einscannen und an die zuständigen Personen weiterleiten) Bestellung von Büro- und Hygieneartikeln Organisation der Reinigungskräfte sowie sonstige Bürotätigkeiten (z.B. Pflanzenpflege, Handtuchreinigung) Ansprechpartnerin für den Vermieter Dein Profil: Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise mit Finanz- oder Office-Management-Schwerpunkt Sehr gute Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau sowie gute Englischkenntnisse (mindestens B-Niveau) Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint) Strukturierte, eigenverantwortliche und proaktive Arbeitsweise Organisationsgeschick und eine lösungsorientierte Denkweise Kommunikationsstärke und professioneller Umgang mit internen sowie externen Stakeholdern Wir bieten dir: Ein vielseitiges Aufgabengebiet in einem dynamischen Unternehmen Die Möglichkeit, dich in einem internationalen Umfeld weiterzuentwickeln Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Optionen Ein kollegiales und unterstützendes Arbeitsklima Interessiert? Lass uns einfach deinen Lebenslauf per E-Mail zukommen. Wir melden uns zeitnah und freuen uns darauf, dich kennenzulernen