Bewerben Deutsch Language Deutsch (Deutschland) English (United Kingdom) Job-Benachrichtigung per E-Mail Stellenangebote zurück Der Fachbereich Gremien - Berufungen - Akademische Angelegenheit der Medizinischen Fakultät an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht zum sofortigen Eintritt eine Assistenz (m/w/d) Wenn das service- und ergebnisorientierte Büromanagement zu Ihren Stärken zählt und Sie mit Freude und Kompetenz die täglichen Herausforderungen einer entlastend-unterstützenden Assistenz selbstständig und im Team meistern, dann freuen wir uns, wenn Sie Ihre Potentiale in Kürze bei uns entfalten! Unser Angebot: eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit der Möglichkeit von Anfang an Verantwortung zu übernehmen ein modernes, offenes Arbeitsumfeld und ein engagiertes Team, das sich auf Sie freut berufliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg gleitende Arbeitszeiten und z.T. Möglichkeit zur Telearbeit (mobiles arbeiten) Vereinbarkeit von Familie und Beruf weitere Leistungen, wie z. B. ergänzende Altersvorsorge des Öffentlichen Dienstes oder JobTicket UKF Ein Einblick in Ihre Aufgaben: organisatorische und administrative Unterstützung der Fachbereichsleitung/Stellv. Fachbereichsleitung und des Teams des Fachbereichs Gremien - Berufungen -Akademische Angelegenheiten im Tagesgeschäft durch selbstständige Korrespondenz und Kommunikation über Teammailboxen des Fachbereichs Terminkoordination und -pflege, einschließlich Raumbuchungen, Vorbereitung von Sitzungsräumen sowie Einrichten virtueller Sitzungsräume Wiedervorlagenmanagement Versand von Sitzungsunterlagen über Cloud- oder Serversysteme organisatorische und technische Unterstützung bei Gremiensitzungen eigenständige Bearbeitung und Digitalisierung des Postein- und -ausgangs und digitale Ablage Erstellen von Protokollauszügen und Präsentationen kontinuierliche Pflege der Homepage Unterstützung der Beschaffungsprozesse des Fachbereichs mit SAP administrative Begleitung von Einstellungsverfahren über das Bewerbermanagement-Portal „concludis“ weitere selbstständige Assistenz- und Verwaltungsaufgaben Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des implementierten Qualitätsmanagementsystems, inkl. Prozessverantwortung für Unterstützungsprozesse ggfs. Übernahme der Aufgaben einer*s Zeitbeauftragten (m/w/d) Ihr Profil: erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst, als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Management-/Direktionsassistent*in, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte*r (m/w/d) oder eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildung ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache sehr gute Beherrschung der gängigen MS Office-Tools Erfahrung in der Arbeit mit elektronischen Akten idealerweise Erfahrung mit SAP und im Qualitätsmanagement Organisationsgeschick, Durchsetzungsvermögen mit souveränem und freundlichen Auftreten vorausschauende, eigenmotivierte und eigenverantwortliche, strukturierte, service- und ergebnisorientierte zuverlässige Arbeitsweise ausgeprägtes Teamverständnis und Flexibilität ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft Die Stelle ist in Teilzeit (50 %) zu besetzen. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist ein eingruppieren nach TV-L E 8 möglich. Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis spätestens 10.05.2025 über das Online-Bewerbungsportal. Albert-Ludwigs-Universität Freiburg Medizinische Fakultät - Dekanatsverwaltung Bettina Abels - Fachbereichsleitung Gremien-Berufungen-Akdademische Angelegenheiten Breisacher Straße 153, 79110 Freiburg Fragen? Für nähere Informationen kontaktieren Sie uns gerne. dekanat@uniklinik-freiburg.de Allgemeiner Hinweis: Die Vergütung erfolgt nach Tarif. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Einstellungen erfolgen durch die Abteilung Personalbetreuung. concludis - E-Recruiting & Online Bewerbermanagement concludis ist seit vielen Jahren erfolgreich im Bereich des E-Recruiting und Online-Bewerbermanagement tätig. concludis arbeitet dabei im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung nach BDSG (Bundesdatenschutz Gesetz) im Bereich E-Recruiting für die jeweils auftraggebenden Unternehmen. Den strengen gesetzlichen und vertraglichen Anfoderung an die Sicherheit der anvertrauten Bewerberdaten wird dabei im höchsten Maße Beachtung geschenkt. Mit concludis E-Recruiting und Online-Bewerbermanagement Software sind Ihre Daten in sicheren Händen Weitere Informationen zu concludis finden Sie im Internet unter concludis - Online Bewerbermanagement
* Organisatorische und administrative Unterstützung der Fachbereichsleitung/Stellv. Fachbereichsleitung und des Teams des Fachbereichs Gremien - Berufungen -Akademische Angelegenheiten im Tagesgeschäft durch
* Selbstständige Korrespondenz und Kommunikation über Teammailboxen des Fachbereichs
* Terminkoordination und -pflege, einschließlich Raumbuchungen, Vorbereitung von Sitzungsräumen sowie Einrichten virtueller Sitzungsräume
* Wiedervorlagenmanagement
* Versand von Sitzungsunterlagen über Cloud- oder Serversysteme
* Organisatorische und technische Unterstützung bei Gremiensitzungen
* Eigenständige Bearbeitung und Digitalisierung des Postein- und -ausgangs und digitale Ablage
* Erstellen von Protokollauszügen und Präsentationen
* Kontinuierliche Pflege der Homepage
* Unterstützung der Beschaffungsprozesse des Fachbereichs mit SAP
* Administrative Begleitung von Einstellungsverfahren über das Bewerbermanagement-Portal »concludis«
* Weitere selbstständige Assistenz- und Verwaltungsaufgaben
* Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des implementierten Qualitätsmanagementsystems, inkl. Prozessverantwortung für Unterstützungsprozesse
* Ggfs. Übernahme der Aufgaben einer*s Zeitbeauftragten (m/w/d)
* Organisatorische und administrative Unterstützung der Fachbereichsleitung/Stellv. Fachbereichsleitung und des Teams des Fachbereichs Gremien - Berufungen -Akademische Angelegenheiten im Tagesgeschäft durch
* Selbstständige Korrespondenz und Kommunikation über Teammailboxen des Fachbereichs
* Terminkoordination und -pflege, einschließlich Raumbuchungen, Vorbereitung von Sitzungsräumen sowie Einrichten virtueller Sitzungsräume
* Wiedervorlagenmanagement
* Versand von Sitzungsunterlagen über Cloud- oder Serversysteme
* Organisatorische und technische Unterstützung bei Gremiensitzungen
* Eigenständige Bearbeitung und Digitalisierung des Postein- und -ausgangs und digitale Ablage
* Erstellen von Protokollauszügen und Präsentationen
* Kontinuierliche Pflege der Homepage
* Unterstützung der Beschaffungsprozesse des Fachbereichs mit SAP
* Administrative Begleitung von Einstellungsverfahren über das Bewerbermanagement-Portal »concludis«
* Weitere selbstständige Assistenz- und Verwaltungsaufgaben
* Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des implementierten Qualitätsmanagementsystems, inkl. Prozessverantwortung für Unterstützungsprozesse
* Ggfs. Übernahme der Aufgaben einer*s Zeitbeauftragten (m/w/d)
* Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst, als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Management-/Direktionsassistent*in, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte*r (m/w/d) oder eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildung
* Ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache
* Sehr gute Beherrschung der gängigen MS Office-Tools
* Erfahrung in der Arbeit mit elektronischen Akten
* Idealerweise Erfahrung mit SAP und im Qualitätsmanagement
* Organisationsgeschick, Durchsetzungsvermögen mit souveränem und freundlichen Auftreten
* Vorausschauende, eigenmotivierte und eigenverantwortliche, strukturierte, service- und ergebnisorientierte zuverlässige Arbeitsweise
* Ausgeprägtes Teamverständnis und Flexibilität
* Ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft
* Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit der Möglichkeit von Anfang an Verantwortung zu übernehmen
* Ein modernes, offenes Arbeitsumfeld und ein engagiertes Team, das sich auf Sie freut
* Berufliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
* Hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
* Gleitende Arbeitszeiten und z.T. Möglichkeit zur Telearbeit (mobiles arbeiten)
* Vereinbarkeit von Familie und Beruf
* Weitere Leistungen, wie z. B. ergänzende Altersvorsorge des Öffentlichen Dienstes oder JobTicket UKF