Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:
1.Empfang und Begrüßung von Besuchern:
Freundlicher und professioneller Empfang und Anmeldung von Kunden, Lieferanten und anderen Gästen.
Informieren der zuständigen Mitarbeiter über das Eintreffen von Besuchern.
2.Telefonzentrale und Anrufmanagement:
Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe.
Beantworten von Anfragen und ggf. Weitergabe an die zuständige Abteilung.
Führen eines Besuchs- und Anrufprotokolls.
3. Post- und Korrespondenzverwaltung:
Entgegennahme und Sortierung eingehender und ausgehender Post und Pakete.
Koordination und Verwaltung von Kuriersendungen.
4. Administrative Unterstützung:
Unterstützung der Geschäftsleitung und anderer Abteilungen bei organisatorischen Aufgaben.
Pflege und Aktualisierung von Besucher- und Kundendaten.
Vorbereitung und Organisation von Besprechungsräumen und deren Ausstattung.
5. Büroorganisation:
Verantwortung für einen gepflegten und einladenden Empfangsbereich.
Bestellung von Büromaterial und Verbrauchsgütern, wenn erforderlich.