Die Hochschule Osnabrück sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
TEAMASSISTENZ FÜR DAS PRÄSIDIALBÜRO
Das Präsidialbüro koordiniert die Sitzungen der zentralen Hochschulorgane Präsidium, Senat, Stiftungsrat und Strategieforum und bereitet die Beschlüsse vor. Es ist erster Ansprechpartner für ressortübergreifende Fragestellungen und Informationen. Im Präsidialbüro werden alle Termine des Präsidenten und des Hauptberuflichen Vizepräsidenten sowie deren Mitwirkung in den externen Gremien und Ausschüssen vor- und nachbereitet.
Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:
1. Frontoffice für Präsident*in und hauptberufliche*n Vizepräsident*in (HVP) sowie Unterstützung des gesamten Präsidiums
2. Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und größeren Veranstaltungen
3. Budgetüberwachung der Kostenstellen des Präsidiums
4. Organisation von Dienstreisen
5. Stellvertretende Leitung des Wahlbüros
6. Auswahl und Koordination der studentischen Hilfskräfte des Präsidialbüros
7. Übernahme und Weiterentwicklung der vielfältigen, administrativen und organisatorischen Verwaltungsaufgaben
8. Mitwirkung an Projekten, z B. Digitalisierung von Arbeitsabläufen
Einstellungsvoraussetzungen:
9. einschlägige abgeschlossene Berufsausbildung im verwaltenden oder kaufmännischen Bereich
10. Erfahrung in einem oder mehreren der oben genannten Aufgabengebiete
11. sicherer Umgang mit IT-gestützter Bürokommunikation
12. gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache sowie gute Fremdsprachenkenntnisse in Englisch
13. ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit
14. zuverlässige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Service- und Lösungsorientierung
15. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten
16. Bereitschaft, engagiert und mit Begeisterung vielfältige Aufgaben zu übernehmen
Wir erwarten eine freundliche Person mit exzellenten Umgangsformen sowie einem sicheren und verbindlichen Auftreten mit der Fähigkeit, in unserem Team serviceorientiert, zuverlässig und umsichtig zusammenzuarbeiten sowie zielgruppengerecht zu kommunizieren.
Es handelt sich um eine unbefristete Teilzeitbeschäftigung mit 75 % der regelmäßigen Arbeitszeit.
Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a des TV-L. Die Hochschule Osnabrück behält es sich vor, die Auswahlgespräche in Präsenz oder online durchzuführen.
Wir freuen uns auf eine motivierte Persönlichkeit, die uns bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung unserer Hochschule unterstützen möchte. Spannende Aufgaben, aktive Studierende und engagierte Kolleg*innen warten auf Sie!