Wir suchen eine/n HR-Spezialist/in, der/die die reibungslosen und gesetzeskonformen HR-Prozesse durch administrative und operative Aufgaben unterstützt. Diese Position dient zur Verstärkung der bestehenden HR-Funktion, verwaltet HR-Dokumentationen, stellt die Einhaltung lokaler Service-Level (SLAs) sicher und fungiert als zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Organisation und Pflege lokaler Personalakten im Einklang mit internen Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen.
Es handelt sich hierbei um eine Teilzeitstelle mit einer Auslastung von 20 Stunden pro Woche.
Worum geht es in dieser Rolle?
1. HR-Administration und Compliance
2. Verwaltung von Mitarbeitendenakten (digital im HRIS und physisch), unter Einhaltung des deutschen Arbeitsrechts
3. Dokumentenmanagement: Arbeitsverträge, Änderungsverträge, Bescheinigungen und weitere HR-Unterlagen
4. Sicherstellung korrekter Prozesse, u. a. zur Vorbereitung der Gehaltsabrechnung und Personalaktenführung
5. Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung für eine korrekte und rechtzeitige Datenverarbeitung
6. Mitarbeitendenbetreuung und Kommunikation
7. Erste Anlaufstelle für HR-bezogene Anfragen von Mitarbeitenden
8. Unterstützung bei Fragen zu HR-Richtlinien, Benefits und arbeitsrechtlichen Themen
9. Begleitung des On- und Offboardings für einen reibungslosen Start bzw. Austritt
10. Payroll und Zeiterfassung
11. Nachverfolgung von Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub) im Meldeportal und HR-Systemen (z. B. SuccessFactors)
12. Vorbereitung abrechnungsrelevanter Daten inkl. eAU und AAG-Anträgen in Zusammenarbeit mit der Lohnbuchhaltung
13. Pflege von Zeiterfassungssystemen und ggf. Zugangssystemen
14. HR-Projekte und Richtlinien
15. Unterstützung bei der Weiterentwicklung von HR-Prozessen (Benefits, Weiterbildung, Arbeitszeitmodelle)
16. Mitarbeit bei der Umsetzung gesetzlicher Änderungen und interner Compliance-Initiativen
17. Erstellung und Pflege von HR-Reports und Analysen zur Entscheidungsfindung
18. Verwaltung lokaler Papierakten
19. Organisation und Pflege physischer Personalakten gemäß interner Vorgaben und gesetzlicher Anforderungen
20. Ordnungsgemäße Archivierung, Ablage und Nachverfolgbarkeit aller HR-Dokumente
21. Sicherstellung der Übereinstimmung zwischen digitalen und physischen Unterlagen
Was musst du mitbringen?
Qualifikationen:
22. Kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikation im Personalbereich (z. B. Personalfachkauffrau/-mann)
23. Berufserfahrung in der HR-Administration, Lohnabrechnung oder Mitarbeitendenbetreuung
24. Erfahrung mit HRIS-Systemen (z. B. SuccessFactors) und Gehaltsprozessen von Vorteil
25. Kenntnisse im Arbeitsrecht und HR-Compliance-Themen
26. Ausgeprägter Servicegedanke mit professionellem und empathischem Auftreten
27. Sehr gute Deutschkenntnisse (muttersprachliches Niveau) und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Kompetenzen:
28. Strukturierte Arbeitsweise bei der Verwaltung von Verträgen, Personaldaten und Abrechnungsunterlagen
29. Grundkenntnisse im deutschen Arbeitsrecht, Bereitschaft zur Weiterbildung
30. Fähigkeit, HR-Richtlinien zu analysieren und gesetzliche Änderungen zu interpretieren
31. Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere. Excel, Word, Outlook) und HR-Systemen
32. Genauigkeit bei der Pflege personenbezogener Daten
Persönliche Eigenschaften:
33. Zuverlässig, verantwortungsbewusst und diskret im Umgang mit vertraulichen Daten
34. Selbstständige Arbeitsweise bei gleichzeitig guter Teamfähigkeit
35. Lösungsorientiertes Denken und strukturierte Herangehensweise
36. Flexibel und belastbar bei paralleler Betreuung mehrerer Prozesse
Ergänzende Eigenschaften:
37. Begeisterung für HR-Themen und Interesse an persönlicher Weiterentwicklung im HR-Bereich
38. Freude daran, Prozesse zu verbessern und zur Mitarbeitendenzufriedenheit beizutragen
39. Spaß an der Arbeit in einem strukturierten, aber dynamischen Umfeld mit neuen Herausforderungen