Job Description
Stellenangebot\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\t\n\t\t\t\tDie Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) ist die größte Öffentliche Bibliothek in Deutschland und mit rd. 1,5 Millionen Besucherinnen jährlich die am besten besuchte Kultur- und Bildungseinrichtung Berlins. An zwei Standorten – Amerika-Gedenkbibliothek und Berliner Stadtbibliothek – stehen für unsere Nutzerinnen über 3,5 Millionen Medien zur Verfügung.
Zugleich erfüllt die Stiftung Aufgaben als Berliner Landesbibliothek. Mit ihren ca. 340 Beschäftigten bietet die ZLB in allen Segmenten ihrer Arbeit ein innovatives und partizipatives Medien-, Beratungs- und Veranstaltungsangebot.
Die Bibliothek entwickelt sich dabei zunehmend zu einer Plattform für die Communities der Stadtgesellschaft. Hier teilen die Bürger*innen ihr Wissen, hier wird die Teilhabe am digitalen Leben genauso wie an informierten städtischen Diskursen ermöglicht.\n\n\nWerden Sie Teil unseres Teams. Verstärken Sie uns als engagierte*r\n\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t Office-Manager*in (m/w/d) im Direktionsbereich \n\t\t\t\t\n\n\t\t\t\t\t* Organisationseinheit: Generaldirektion / Kaufmännische \n\t\t\t\t\tDirektion\n\n\t\t\t\t\t* Kennziffer: 41/24\n\n\t\t\t\t\t* Entgeltgruppe: E8 TV-L\n\n\t\t\t\t\t* Arbeitszeitumfang: Vollzeit\n\n\t\t\t\t\t* Befristung: unbefristet\n\n\t\t\t\t\n\t\t\t\n\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\n\n\t\t\t\t\t\t* Organisationseinheit:\n\n\n\n\t\t\t\t\t\t* Kennziffer:\n\n\t\t\t\t\t\t* Entgeltgruppe:\n\n\t\t\t\t\t\t* Arbeitszeitumfang:\n\n\t\t\t\t\t\t* Befristung:\n\n\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\n\n\t\t\t\t\t\t* Generaldirektion / Kaufmännische Direktion\n\n\n\n\t\t\t\t\t\t* 41/24\n\n\t\t\t\t\t\t* E8 TV-L\n\n\t\t\t\t\t\t* Vollzeit\n\n\t\t\t\t\t\t* unbefristet\n\n\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\n\t\t\t\n\n\t\t\t\n\t\t\t\t Ihr Aufgabengebiet: \n\t\t\t\tIn der Geschäftsstelle verantworten Sie das professionelle Office-Management und unterstützen in administrativen und organisatorischen Vorgängen. Die Aufgaben umfassen im Wesentlichen:\n\n\t\t\t\t\n\n\t\t\t\t\t* eigenverantwortliche Büroorganisation:\n\n\n\t\t\t\t\t* Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung)\n\n\t\t\t\t\t* Vor- und Nachbereiten von Sitzungen\n\n\t\t\t\t\t* eigenständige schriftliche und elektronische \n\t\t\t\t\tKorrespondenz\n\n\t\t\t\t\t* Post- und E-Mail-Bearbeitung, Wiedervorlagen, \n\t\t\t\t\ttelefonische Kommunikation, Recherchen\n\n\t\t\t\t\t* elektronisches Dokumentenmanagement und Aktenführung\n\n\t\t\t\t\t* Anfertigung von PowerPoint-Präsentationen, Protokollen \n\t\t\t\t\tu.
Ä.\n\n\t\t\t\t\t* Dienstreiseorganisation (inkl. Reisekostenabrechnung)\n\n\t\t\t\t\t* Abrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung\n\n\t\t\t\t\t* Schnittstelle und Unterstützung bei allgemeinen \n\t\t\t\t\tVerwaltungsvorgängen (z. B.
Beschaffung, Vertragswesen, \n\t\t\t\t\tRechnungsbearbeitung, Personalthemen, Fortbildungen etc.)\n\n\t\t\t\t\t* Verwaltung von Besprechungsräumen und dem entsprechenden \n\t\t\t\t\tEquipment\n\n\t\t\t\t\t* Sicherstellung standardisierter Organisationsabläufe \n\t\t\t\t\tbzw. Unterstützung der Ausgestaltung und Etablierung \n\t\t\t\t\tinterner Prozesse zur Optimierung der Kommunikationsstruktur \n\t\t\t\t\tmit Schnittstellenfunktion\n\n\t\t\t\t\t* Mitarbeit bei Aufgaben dezentraler Budgetierung, u. a.
\n\t\t\t\t\tBelegverwaltung, Budgetüberwachung\n\n\t\t\t\t\t* Unterstützung bei Projekten\n\n\t\t\t\t\n\t\t\t\n\n\t\t\t\n\t\t\t\t Ihre Qualifikationen: \n\t\t\t\tSie haben Ihre Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen (z. B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder können eine gleichwertige Qualifikation aufgrund einschlägiger Berufserfahrung vorweisen.
Zudem verfügen Sie über mehrjährige Berufserfahrung in einer fachlich entsprechenden Position.\n\n\t\t\t\t Zu Ihren Fachkompetenzen zählen: \n\t\t\t\t\n\n\t\t\t\t\t* umfassende Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich der \n\t\t\t\t\tBüroorganisation\n\n\t\t\t\t\t* sehr guter Umgang mit MS Office-Anwendungen (insbes. \n\t\t\t\t\tOutlook, Word, Excel, PowerPoint)\n\n\t\t\t\t\t* sichere Kenntnis der deutschen Rechtschreibung sowie \n\t\t\t\t\tgrundlegender schreibtechnischer Normen für die \n\t\t\t\t\tTextverarbeitung\n\n\t\t\t\t\t* gute Englischkenntnisse\n\n\t\t\t\t\t* Kenntnisse der Landeshaushaltsordnung, von \n\t\t\t\t\tVergaberichtlinien und des Bundesreisekostengesetzes von \n\t\t\t\t\tVorteil\n\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t Folgende außerfachliche Kompetenzen zeichnen Sie aus: \n\t\t\t\t\n\n\t\t\t\t\t* freundliches und verbindliches Auftreten\n\n\t\t\t\t\t* Kommunikationsstärke, Kontaktfreude und hohe soziale \n\t\t\t\t\tKompetenz\n\n\t\t\t\t\t* Planungs- und Organisationstalent\n\n\t\t\t\t\t* eigenständige, zuverlässige und strukturierte \n\t\t\t\t\tArbeitsweise\n\n\t\t\t\t\t* hohes persönliches Engagement sowie Loyalität und \n\t\t\t\t\tDiskretion\n\n\t\t\t\t\t* sehr gutes mündliches und schriftliches \n\t\t\t\t\tAusdrucksvermögen\n\n\t\t\t\t\n\t\t\t\n\n\t\t\t\n\t\t\t\tSind Sie so jemand? Dann brauchen wir Sie!\n\n\n\t\t\t\tWir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum* \n\t\t\t\t24.11.2024*.
Bitte bewerben Sie sich online über das\n\t\t\t\t[Berliner Karriereportal](http://www.jobmonitoring.de/trackApply.aspx?id=8001221&src=360).\n\n\t\t\t\t \n\t\t\t\t Hinweise: \n\t\t\t\tDie ZLB fördert aktiv die Gleichstellung aller \n\t\t\t\tMitarbeiter*innen. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher \n\t\t\t\talle Bewerbungen - unabhängig von kultureller und sozialer \n\t\t\t\tHerkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung, \n\t\t\t\tgeschlechtlicher oder sexueller Identität. Anerkannt \n\t\t\t\tschwerbehinderte Bewerber*innen und ihnen Gleichgestellte werden \n\t\t\t\tbei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Personen mit \n\t\t\t\tMigrations- oder Fluchtgeschichte werden besonders ermutigt, \n\t\t\t\tsich zu bewerben.\n\n\t\t\t\t\nEine Teilzeitbeschäftigung ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange grundsätzlich möglich.\n\n\n\t\t\t\tWeitere Informationen über die Stiftung Zentral- und \n\t\t\t\tLandesbibliothek Berlin erhalten Sie unter\n\t\t\t\t[www.zlb.de](http://www.zlb.de).\n\n\t\t\t\t Ansprechpartnerin: \n\t\t\t\tFrau Eva-Katrin Stolz\n\n\t\t\t\tTelefon: +49-30-90226-513\n\n\t\t\t\tE-Mail: [\n\t\t\t\tstellenausschreibung@zlb.de](mailto:stellenausschreibung@zlb.de)