Wir suchen eine engagierte Unterstützung für die Geschäftsführung in einer abwechslungsreichen Teilzeitstelle mit 30 Stunden pro Woche im öffentlichen Dienst! In dieser Position übernehmen Sie vielseitige Aufgaben und tragen entscheidend zur Organisation und Effizienz des Teams bei. Wir heißen alle Geschlechter und Menschen aus unterschiedlichen Hintergründen herzlich willkommen und setzen uns für eine inklusive Arbeitskultur ein. Wenn Sie Organisationstalent mitbringen und gerne in einem dynamischen Umfeld arbeiten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Das dürfen Sie erwarten
* Leistungsgerechte Vergütung gemäß Tarifvertrag Zeitarbeit der BAP/DGB Tarifgemeinschaft
* Umfangreiche Sozialleistungen, inklusive Weihnachts- und Urlaubsgeld
* Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge nach Probezeitende
* Urlaubsanspruch von bis zu 30 Tagen Urlaub im Jahr
* Interessenvertretung durch einen flächendeckenden Betriebsrat
Ihre Aufgaben
— Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen
– Planung und Organisation von Terminen, Besprechungen, Events und Geschäftsreisen
– Unterstützung bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen und geschäftlichen Analysen sowie
deren Publikation und Kommunikation
– Vorbereitung und Erstellung interner und externer Korrespondenz sowie von Dokumenten zur Unterschriftslegung
– Vor- und Nachbereitung von Gesellschafter-, Aufsichtsrats- und Gremiensitzungen sowie Besprechungen und Veranstaltungen inkl. erforderlicher Abrechnungen
— Zentrale Kontaktperson des Zukunftszentrums nach außen sowie Hauptansprechperson bei organisatorischen Unterstützungsbedarfen des Kernteams nach innen
– Erstkontakt für Presseanfragen
– Unterstützung bei der Vorbereitung von Pressekonferenzen u.ä.
– Koordination der internen Unterstützungsbedarfe
— Aufbau, Organisation und Weiterentwicklung interner Prozesse und Büroabläufe
– Konzeption, Aufbau und Koordinierung des Team-Assistenz-Bereichs im Zukunftszentrum
Unsere Anforderungen
— Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, wie z. B. Kauffrau oder -mann für Büromanagement,
Industriekauffrau oder -mann oder eine vergleichbare Qualifikation
— Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz einer Geschäftsführung oder vergleichbar
— Erfahrungen mit gängigen Projektmanagementmethoden
— Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Produkten, z. B. Outlook, PowerPoint, Word
— Kommunikationsfähigkeiten und ein souveränes Auftreten
— Koordinations- und Organisationsfähigkeit
— Zuverlässigkeit
— Diskretion und Loyalität
— Durchsetzungsfähigkeit
— Engagement (Flexibilität und Leistungsmotivation)
— Kooperatives Arbeiten (Teamfähigkeit)
— Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie gute Kenntnisse der englischen
Sprache in Wort und Schrift