Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften mit über 85 Instituten ist Deutschlands führende Grundlagenforschungseinrichtung.
Das Max-Planck-Institut für Kolloid- und Grenzflächenforschung ist eine internationale Forschungseinrichtung im Potsdam Science Park und sucht zur Verstärkung des Verwaltungsteams in Vollzeit oder Teilzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt, zunächst befristet für 2 Jahre (mit der Option auf Entfristung), eine
Assistenz (w/m/d) für die Verwaltungsleitung
* Bewerbung bis 04.05.2025
* Arbeitsbeginn ab sofort möglich
* Arbeitsumfang Vollzeit/Teilzeit
* Selbstständige Organisation und Koordinierung des Sekretariates in Bezug auf die Verwaltungsabläufe, Kommunikation, Administration und Terminplanung
* Organisation von Seminaren und Meetings
* Datenbankbetreuung und Aufbau von Datenbanken
* Schnittstellenfunktion zwischen den Sekretariaten im wissenschaftlichen Bereich, den Serviceabteilungen des Instituts sowie der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft in München
* Internationale Korrespondenz, Übersetzung von Unterlagen deutsch/ englisch
* Wohnungsverwaltung der Institutswohnungen (12 Wohnungen) in enger Abstimmung mit der externen Hausverwaltung
* Verwaltung und Abstimmung des Patentarchivs des Instituts
* Aufbau und Pflege der Vertragsmanagement-Datenbank
* Führung des International Office des Institutes: Unterstützung von ausländischen Wissenschaftler:innen in Visa-, Melde-, Krankenversicherungsangelegenheiten sowie Unterstützung bei Aufenthaltsgenehmigungen und Eröffnung von Bankkonten
* Sprachkursverwaltung
* Buchen von Dienstreisen
* Führung und Verbuchung der Barkasse des Institutes
* Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung als Fremdsprachenassistenz oder Verwaltungsfachangestellte:r
* Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Einen sicheren Umgang mit Microsoft-Office-Produkten, E‑Mail und Internet sowie die Fähigkeit, sich die Nutzung anderer Software rasch anzueignen
* Interkulturelle Kompetenz, Bereitschaft zu flexibler Arbeitszeit sowie zur Weiterbildung
* Teamgeist und Engagement bei der Lösung individueller Fragen
* Ein hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Belastbarkeit und Verschwiegenheit
* Idealerweise verfügen Sie über Erfahrungen in einer internationalen Forschungseinrichtung
* SAP‑Kenntnisse sind von Vorteil
* eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit
* Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9 a entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung sowie sämtliche Nebenleistungen nach TVöD Bund
* Konditionen und Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
* Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) und einen Tag Homeoffice pro Woche
* Kinderbetreuung im Fröbel-Kindergarten
* Zuschuss zum Jobticket von derzeit 23,28 EUR pro Monat
* Kantine im Institut
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
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