Das Helmholtz-Institut für Funktionelle Marine Biodiversität (HIFMB) ist ein Forschungsinstitut mit Sitz in Oldenburg. Es erforscht die marine Biodiversität und ihre Bedeutung für die Funktion der marinen Ökosysteme. Dabei entwickelt es die wissenschaftlichen Grundlagen für den Meeresnaturschutz und das Ökosystemmanagement. Das HIFMB wurde 2017 gegründet und ist eine institutionelle Kooperation zwischen dem Alfred-Wegener-Institut in Bremerhaven, Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung (AWI), und der Carl von Ossietzky Universität in Oldenburg.
Sachbearbeiter:in (m/w/d) für das Standortmanagement
Hintergrund
Das HIFMB Standortmanagement betreut die Infrastruktur des HIFMB und unterstützt die Wissenschaft in administrativen Belangen. Am wird das neue Institutsgebäude Am Technologiepark 5 in Oldenburg bezogen. Die zu besetzende Stelle bildet die Schnittstelle zu den internationalen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern des HIFMB.
Aufgaben
1. Unterstützung von Wissenschaftlern bei komplizierten und umfangreichen Bestellanforderungen (Waren und Dienstleistungen)
2. Selbstständige und zuverlässige Organisation von Anlieferungen
3. Warenannahmen und Wareneingangsprüfungen
4. Selbstständiges Bearbeiten von Reklamationen und Rücksendungen
5. Unterstützung der Leitung und des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
6. Koordination und Verwaltung von Terminen, Meetings und Reisen
7. Transponderausgabe und -rücknahme, Pflege der Schließberechtigungen
8. Pflege der Inventarübersicht und Unterstützung bei Inventuren
Voraussetzungen
9. Abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Kenntnisse
10. Freude an der Kommunikation mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturkreisen
11. Kenntnisse in Verwaltungsprozessen und -vorschriften
12. Sehr gute Englischkenntnisse
13. Gute Kenntnisse der Standard-Anwendungssoftware (MS Office)
14. Fähigkeit zur selbstständigen Problemlösung
15. Fähigkeit zur Einarbeitung in fremde Sachgebiete
16. Fähigkeit zur selbstständigen Problemlösung
Wünschenswerte Fähigkeiten und Kenntnisse
17. Grundkenntnisse im Haushaltsrecht
18. Führerschein Klasse B, besser BE sowie Fahrbereitschaft
19. Gute Kenntnisse in Beschaffungssystemen
20. Gute Kenntnisse im Handelsrecht und Gefahrgutrecht