Das Präsidium leitet die Universität Oldenburg, esgestaltet die zentralen universitären Entwicklungen - in enger Zusammenwirkungmit den Fakultäten und den weiteren Organisationseinheiten und im Austausch mitKooperationspartner*innen aus Gesellschaft, Wirtschaft und Kultur.
In der Geschäftsstelle des Präsidiumsist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle
Sekretär*indes Präsidenten (m/w/d)
(Entgeltgruppe 8 TV-L)
als Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst imUmfang von 60 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit (zzt. 23,9Wochenstunden) unbefristet zu besetzen.
In dieser Positionmanagen Sie das administrative Tagesgeschäft des Präsidenten und arbeiten dazuvertrauensvoll mit einer weiteren Kollegin im Duo. Sie arbeiten Hand in Handmit der persönlichen Referentin des Präsidenten, stimmen sich auch mit denKolleg*innen im Team der Geschäftsstelle des Präsidiums eng ab und übernehmengegenseitig Vertretungen.
Zu IhrenAufgaben gehören folgende Tätigkeiten:
1. Termine fürden Präsidenten koordinieren und Kalender verwalten
2. Mituniversitätsinternen und -externen Ansprechpartner*innen mündlich undschriftlich, vornehmlich per E-Mail, kommunizieren, auch in englischer Sprache
3. Sitzungenvor- und nachbereiten, entsprechende Unterlagen zusammenstellen
4. Fristenund laufende Prozesse nachverfolgen (u. a. für Anfragen aus Ministerien undGremien)
5. Reisen fürden Präsidenten koordinieren (In- und Ausland)
6. Reisekostenabrechnungenund Auslagenerstattungen erstellen
7. Finanzmitteldes Präsidenten planen, umsetzen und überwachen, Finanzauswertungen erstellen
Einstellungsvoraussetzungensind:
8. Ausbildungzum*zur Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenprüfung I oder einegleichwertige Ausbildung
9. Sehrgute Rechtschreibkenntnisse sowie hervorragendes Ausdrucksvermögen in Wort undSchrift
10. GuteEnglischkenntnisse in Wort und Schrift
11. SichererUmgang mit MS Office, insbesondere Outlook
Von Vorteil sind darüber hinaus:
12. MehrjährigeBerufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
13. AusgeprägteTeamfähigkeit und Kommunikationsstärke
14. Freudeam Kontakt mit einer Vielzahl von Akteur*innen sowie an abstimmungsintensivenVorgängen
15. OrganisatorischesGeschick und schnelle Auffassungsgabe
16. Selbständige,zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
Wir bieten unseren Mitarbeiter*innen:
17. Eineninteressanten Arbeitsplatz, an dem Sie die zentralen Entwicklungen derUniversität erleben und administrativ unterstützen können
18. Einengagiertes Team und eine freundliche Arbeitsatmosphäre
19. Bezahlungnach Tarifrecht (Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge,vermögenswirksame Leistungen)
20. 30 TageJahresurlaub
21. Die Möglichkeit,anteilig im Home-Office zu arbeiten
22. Unterstützungund Begleitung in der Phase Ihrer Einarbeitung
23. Einvielfältiges kostenloses Weiterbildungsangebot
24. Leistungender betrieblichen Gesundheitsförderung und die Teilnahme an den Angeboten desHochschulsports
25. Nutzung desJobTickets im VBN
26. Eine guteInfrastruktur mit Mensa, Bibliothek und Fahrradwerkstatt
Schwerbehinderte Menschen werden beigleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg fördert die beruflicheGleichstellung von Frauen und Männern.