AnsprechpartnerIn für interne Kolleginnen und Kollegen zu Fragen rund um das Thema Veranstaltungsorganisation, sowohl für Mitarbeiterveranstaltungen als auch Veranstaltungen mit Fachkreisangehörigen (HCPs). Koordination der externen Event Manager zur Sicherstellung einer effizienten, zeitgerechten, qualitätsgerechten und regelkonformen Planung, Durchführung und Nachbearbeitung von Kongressen und Veranstaltungen.
Deine Aufgaben:
* erste/r AnsprechpartnerIn für interne Kollegen für alle Themen in Bezug auf die Abwicklung und Organisation von Veranstaltungen (Intern/Extern/Kongress)
* Enger Austausch mit internen Ansprechpartnern in Bezug auf:
* Vorrausschauende Budget- und Jahresplanung von F2F, Hybrid und virtuellen Veranstaltungen
* Koordination der projektspezifischen Lieferanten, insbesondere der externen Event Agentur
* Intensives Schnittstellenmanagement unserer internen Abteilungen
* Qualitätssicherung: Einhaltung und Sicherstellung von Qualitätsstandards und deren Entwicklung
* Koordination und Umsetzung der externen und internen Datenerfassung
* Koordination der externen Event Manager und Sicherstellung der effizienten, zeitgerechten, qualitätsgerechten und regelkonformen Planung, Durchführung und Nachbearbeitung von Kongressen und Veranstaltungen
* Kodexkonforme Organisation von Kongressen und Veranstaltungen in enger Zusammenarbeit mit dem ERC Team
* Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Implementierung von internen Prozessen im Hinblick auf die lokale Strategie
* bei Bedarf persönliche Betreuung bei Veranstaltungen oder Kongressen vor Ort inklusive Koordination und Steuerung von externen Dienstleistern
Das bringst du mit:
* Erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium in Wirtschaftswissenschaften (Marketing), Event Management oder vergleichbar
* alternativ abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung kombiniert mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der Umsetzung von großen, umfangreichen, Veranstaltungen (F2F, Hybrid und virtuell)
* Erste Berufserfahrung in der pharmazeutischen Branche
* Fachwissen in den Bereichen Technik, Hotel oder Logistik wünschenswert
* Erfahrung in der crossfunktionalen Zusammenarbeit sowie in der Zusammenarbeit mit externen Partnern
* Gute Kenntnisse im Bereich Digital (MS Teams, Streaming und Green Screen)
* Fähigkeit eigenständig auch komplexere Aufgabenstellungen zu bearbeiten und Lösungswege zu finden
* Sehr gute Organisationsfähigkeiten und umsichtiges Projekt- und Zeitmanagement
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
* Hohe Lösungsorientierung
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