Der Universitätsrat zählt als Aufsichtsgremium neben Rektorat und Senat zu den zentralen Organen der Universität. Die als Stabsstelle des Rektorats eingerichtete Geschäftsstelle betreut auch die Angelegenheiten des internationalen Wissenschaftlichen Beirats der Universität und arbeitet eng mit den Dezernaten der zentralen Universitätsverwaltung und den übrigen Stabsstellen des Rektorats zusammen. In der Geschäftsstelle des Universitätsrats ist zur Unterstützung der Geschäftsstellenleitung zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle im Umfang von 19,75 Wochenstunden unbefristet zu besetzen: Assistenz der Geschäftsstellenleitung (w/m/d) Ihre Aufgaben: Vor- und Nachbereitung der Sitzungen von Universitätsrat und Wissenschaftlichem Beirat Büroorganisation und Weiterentwicklung/Optimierung von Prozessen Zentrale Ansprechperson für Terminplanungen, Raumbuchungen, Catering und die Organisation der Veranstaltungstechnik Sitzungsbearbeitung im elektronischen Gremienmanagementsystem Session Vertretung der Geschäftsstellenleitung in internen Besprechungen und Sitzungen Eigenständige Erledigung der anfallenden Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Empfang und Betreuung von Sitzungsmitgliedern, Besucher*innen und Gästen Administrative Begleitung des Verfahrensprozesses zur Wahl hauptamtlicher Rektoratsmitglieder und anderer Auswahlverfahren Rechnungsbearbeitung im e-Rechnungssystem der Universität Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, Reisekostenabrechnungen und Honorarzahlungen Pflege von Internetauftritten der Geschäftsstelle Ihr Profil: Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Kenntnisse; Erfahrung im Verwaltungs- und Sekretariatsbereich, vorzugsweise im universitären Umfeld Eigenständige, vorausschauende und zielorientierte Arbeitsweise; Flexibilität, Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Vorgängen Vertrautheit mit Verwaltungsabläufen und sicherer Umgang mit Gesetzesvorschriften Erfahrung und sicherer Umgang mit den MS Office-Anwendungen und digitalen Medien Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Erfahrungen mit dem elektronischen Sitzungsmanagement Session und dem Gremieninformationssystem SessionNet sind von Vorteil Wir bieten: Ein interessantes und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld; spannende Einblicke in universitäre Strategien und zukunftsweisende Themen Vielfältige universitäre Angebote (bezuschusstes Deutschlandticket, Hochschulsport, Nutzung der Mensen zum ermäßigten Preis etc.) und Weiterbildungsmöglichkeiten durch das interne Bildungsprogramm der Universität Heidelberg Flexible Arbeitszeitgestaltung Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a TV-L. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 22.04.2025 an Frau Katharina Belting, Leiterin der Geschäftsstelle, per E-Mail zusammengefasst in einer PDF-Datei an (Inhalt entfernt) senden. Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter (Inhalt entfernt).