Starte durch bei TRIALTA Unterstütze unser Team als zentrale Schnittstelle und Organisationstalent Du bist ein Organisationstalent mit einem Blick für Details? Du hast Freude daran, Prozesse effizient zu gestalten und dein Team in administrativen und organisatorischen Belangen zu unterstützen? Dann bist du bei uns genau richtig Wir suchen eine engagierte Teamassistenz (m/w/d), die unseren Geschäftsführer sowie das gesamte Team bei administrativen und koordinativen Aufgaben unterstützt. Deine Aufgaben Teamassistenz: Überwachung der Info-Postfächer Prüfung und Weiterverarbeitung von Reisekostenabrechnungen Bestellung von Arbeitsmitteln, Bürobedarf und Software Bestellungen für Marketing Schnittstelle zwischen Team und IT-Dienstleister Office-Management: Bearbeitung von Versicherungsanfragen Anfordern und Verarbeiten der Bürofahrten der Dienstwagenfahrer (Exceltabelle) Verwaltung und Ablage von Notarunterlagen Postbearbeitung in CAYA und physisch (1x monatlich) Organisation und Koordination von Notarterminen Versand von Arbeitsmitteln Telefonische Annahme der Zentrale Verwaltung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs (Bank, AMEX) Prüfung und Freigabe der monatlichen BWA in Abstimmung mit der Geschäftsführung Unterstützung bei Jahresabschlüssen und der steuerlichen Abschlusserstellung Vorbereitende Buchhaltung, Belegwesen und Rechnungsprüfung und Mahnwesen Dein Profil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Bereich Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise Hohe Kommunikationsfähigkeit und organisatorisches Talent Sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word, Outlook) und digitalen Tools Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Warum wir? Bei TRIALTA erwartet dich ein dynamisches und wachsendes Unternehmen mit einer wertschätzenden Unternehmenskultur. Wir legen großen Wert auf eine offene Kommunikationskultur und ein motiviertes Team, das sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam an den besten Lösungen arbeitet. Durch flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Remote-Work kannst du deine Work-Life-Balance optimal gestalten. Unsere flachen Hierarchien ermöglichen es dir, Verantwortung zu übernehmen und aktiv an der Gestaltung unserer Prozesse mitzuwirken. Wenn du eine abwechslungsreiche Position mit viel Gestaltungsspielraum suchst, dann bist du bei uns genau richtig Möchtest du Teil unseres Teams werden? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung Über uns Nach der Gründung 2011 haben wir uns als HubSpot Beratungs- und Implementierungshaus zu den größten und erfahrensten HubSpot-Partnern im DACH-Raum entwickelt. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Implementierung von CRM-Systemen und legen den Fokus dabei auf die Optimierung von Marketing-, Vertriebs-, und Service-Prozessen. Unser erfahrenes Team setzt sich aus Certified HubSpot Trainern, CRM-Consultants sowie Developern & Schnittstellen Experten zusammen. Durch die langjährige Erfahrung und starke Kundenorientierung unterstützten wir unsere Kunden als Sparringspartner. Zu unseren Kunden zählen mittelständische und große Unternehmen aus den Branchen Software-Hersteller & Dienstleister, Professional Service Provider und Industrie.