Was Sie bei uns tun
* Sie beraten die Mitarbeitenden Ihrer Abteilung in allen Fragen rund um die Planung und Vorbereitung von Dienstreisen im In- und Ausland. Darüber hinaus organisieren Sie die Reisen und kümmern sich um die Reisebuchung sowie -abrechnung.
* Sie unterstützen die Abteilung bei der Kostenzuordnung auf die jeweiligen Projekte.
* Zudem überarbeiten Sie Textdokumente redaktionell und stellen Präsentationen zusammen.
* Als Organisationsprofi koordinieren Sie strukturiert und effizient Termine und kümmern sich sowohl um deren Vor- und Nachbereitung als auch den Empfang von externen Besucher*innen.
* Des Weiteren übernehmen Sie das Veranstaltungsmanagement für beispielsweise Kundenworkshops sowie interne Konferenzen der Abteilung - vom Versand der Einladungen über die Auswahl des Caterings bis zur Nachbereitung. Hierbei zeichnen Sie sich durch eine souveräne interne und externe Korrespondenz aus.
* Um jederzeit den Überblick zu behalten, pflegen Sie digitale Ablagen und Verzeichnisse und kümmern sich um die Wiedervorlage.
Was Sie mitbringen
* Abgeschlossene Ausbildung in idealerweise kaufmännischen Berufsfeldern mit entsprechender Berufserfahrung im Assistenzbereich. Wir freuen uns darüber hinaus über Bewerbungen angrenzender Berufsfelder mit entsprechender einschlägiger Berufserfahrung im kaufmännischen Assistenzbereich.
* Sehr gute MS Office-Kenntnisse (insbesondere Excel, Outlook, PowerPoint, Word) und idealerweise Erfahrung im Umgang mit SAP
* Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und ein serviceorientiertes Auftreten
* Organisationsgeschick und eine zuverlässige, selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise
Was Sie erwarten können
* Eine verantwortungsvolle und eigenständige Rolle in einem wertschätzenden Team, in dem jede Stimme gehört und gemeinsam nach den besten Lösungen gesucht wird
* Einfluss auf die Gestaltung von Arbeitsabläufen und die Möglichkeit, durch eigene Impulse das Forschungsteam bei der Auswahl von Zukunftsthemen zu unterstützen
* Interdisziplinärer Austausch mit unseren verschiedenen Abteilungen und Assistenzen
* Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungs- und Vernetzungsangebot der Fraunhofer-Gesellschaft
* Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit mit integrierter Kernarbeitszeit von grundsätzlich 9:30 - 15:00 Uhr, Freitag von 9:30 - 13:00 Uhr) und mobiles Arbeiten an bis zu zwei Tagen für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
* Betriebliche Altersvorsorge (VBL) und Zuschuss zum Deutschland-Ticket Job
* Sehr gute Verkehrsanbindung mit ÖPNV/Auto sowie kostenlose Parkplätze und Fahrradstellplätze für Mitarbeitende
* Kostenlose Vorsorgeangebote des Betriebsärztlichen Dienstes (BAD), etwa jährliche Grippeimpfung oder Sehtests
* Kostenloser Familienservice, beispielsweise Kindernotbetreuung und Elder-Care
* Corporate Benefits: Vergünstigte Angebote namhafter Hersteller und Marken
Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Wir sind jedoch an einer längerfristigen Zusammenarbeit interessiert. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden.
Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.
Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.