Kaufmännische Assistenz
(m/w/d)
Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH Bad Homburg Startdatum: sofort Referenznummer: 758545/1
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Aufgaben
1. Sie unterstützen den Vertriebsleiter bei Aufgaben wie beispielsweise der Reise- und Terminplanung sowie deren Organisation für NSM, Kalenderpflege, Bearbeitung der Korrespondenz, Datenpflege und -archivierung, Erstellung von Spesenabrechnungen, Verwaltung und Pflege von Außendienstlisten und weiterem
2. Sie sind Ansprechpartner für den Außendienst und Bezirksleiter
3. Zusätzlich organisieren Sie interne Meetings/Veranstaltungen und Mitwirkung bei deren Planung und Gestaltung sowie Zusammenarbeit mit Veranstaltungsagenturen
4. Sie stellen wöchentliche E-Mails für den Außendienst nach vorgegebenen Inhalten zusammen
5. Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationsfolien für Meetings
6. Bezirksleiter in der Region Süd zur Beantwortung von Fragen und Hilfestellung sowie zur Mitarbeit bei Vertriebsteilprojekten
7. Mitkontrolle des Spesenmanagements inkl. Abgrenzungen und die Unterstützung bei Budget und Rechnungsverwaltung
8. Koordination von Reisearrangements, Terminen und Organisation von Meetings und Telefonkonferenzen
9. Abwicklung der Korrespondenz (auch in englischer Sprache) mit Gerichten, Anwälten, Behörden, Verbänden, Seminaranbietern, Kollegen im In- und Ausland sowie Gremienmitgliedern und anderen Partnern der Lilly-Stiftung sowie die Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen
10. Betreuung des internen und externen Internetauftritts der Rechtsabteilung und der Stiftung
Profil
11. Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wie beispielsweise Sekretär/-in oder einen ähnlichen Abschluss
12. Ausgeprägtes Organisationstalent sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten mit
13. Teamfähigkeit und eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit
14. Sehr gute Koordinationsfähigkeiten und Erfahrung mit funktionsübergreifender Teamarbeit
15. Sie haben sehr gute Deutsch- und fließende Englischkenntnisse
16. Hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Selbständigkeit und Eigenverantwortung
17. Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen und weiterer Programme wie SharePoint und Salesforce
18. Regelmäßige Anwesenheit im Büro erforderlich
19. Affinität zur Arbeit mit einer Stiftung
20. Sie haben eine schnelle Auffassungsgabe, strukturierte und selbständige Arbeitsweise und intrinsische Motivation
Benefits
21. Arbeit in einem internationalen Unternehmen
22. Langfristig geplante Perspektiven
23. Arbeit in einem modernen Umfeld
24. Begleitung während des gesamten Bewerbungsprozesses