AUFGABEN:
Organisation und Unterstützung:
* Organisation von internen/externen Meetings und Veranstaltungen, Buchung von Reisen, Hotels, Restaurants und Kurierdiensten für verschiedene Mitarbeitende
* Ansprechpartner für das Team bei internen und externen Stakeholdern; Identifizierung von Bereichen, in denen zusätzliche Unterstützung benötigt wird, und Unterstützung bei der Bewältigung der Anforderungen des Teams
* Zusammenstellung und Erstellung hochwertiger Dokumente, einschließlich der Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen
Verwaltung und Datenpflege:
* Pflege von Ablage- und Datenbanksystemen, regelmäßige Überprüfung der Genauigkeit und Effizienz dieser Systeme
* Entgegennahme eingehender Telefonate und Besucher im Büro in Düsseldorf
* Führen eines genauen Protokolls über ausgegebene Schlüssel und Parkplätze sowie Verwaltung der internen und externen Parkplätze
Büroorganisation:
* Bestellung und Nachbestellung von Büromaterialien sowie Überprüfung von Angeboten auf Vollständigkeit und Genauigkeit
* Verwaltung von bürobezogenen Verträgen und KYC-Anfragen
* Einführung und Überwachung nachhaltiger Praktiken für den Bürobetrieb
* Sicherstellung der Effizienz im Büro durch Planung und Beschaffung von Bürogeräten
Regelkonformität und Sicherheit:
* Einhaltung von Vorschriften wie Erste-Hilfe-Schulungen, Evakuierungsplänen, Gesundheit und Sicherheit
* Tägliche Vorbereitung des Büros und Sicherstellung von Sauberkeit und Ordnung
Technische Unterstützung und Besprechungen:
* Verwaltung und Wartung elektronischer Geräte für Mitarbeitende, Fehlerbehebung bei Videokonferenzsystemen (z. B. Einrichtung neuer Anrufe, Tests, HDMI-Kabel)
* Vorbereitung von Besprechungsräumen, einschließlich Bestellung von Speisen, Bereitstellung von Getränken und Erfüllung weiterer Anforderungen
Gebäudemanagement und Events:
* Regelmäßiger Austausch mit der Gebäudeverwaltung und Vermieter zu Gebäudeangelegenheiten
* Unterstützung bei der Planung von Management-Meetings und Veranstaltungen der Geschäftsleitung
Unterstützung für Development- und Asset-Management-Teams:
* Organisation von Geschäftsreisen und Besichtigungstouren
* Unterstützung bei der Spesenabrechnung (Concur) für den Head of Development und das Düsseldorfer Team
* Kommunikation mit dem Finanzteam
Marketing und Projekte:
* Unterstützung lokaler Marketing- und Kommunikationsinitiativen/-projekte
* Bearbeitung und Überwachung von Rechnungen über die Finanz- und Asset-Datenbank Horizon
* Ad-hoc-Aufgaben im Immobilien- und Projektbereich wie Datenbankpflege, Koordination von Verträgen mit Property Managern, ESG-Initiativen
SKILLS:
* Erfahrung in Büroorganisation und Teamassistenz
* Motivation und Bereitschaft, sich in einer administrativen Rolle weiterzuentwickeln
* Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft-Programmen
* Hervorragende Detailgenauigkeit, Eigeninitiative und lösungsorientiertes Denken
* Proaktive Arbeitseinstellung, Fähigkeit, enge Fristen einzuhalten oder auf dringende Situationen zu reagieren
* Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Arbeitsstile je nach Bedarf
* Hervorragende Telefonkommunikation und Kommunikationsfähigkeiten
* Freundliches und aufgeschlossenes Auftreten
* Teamgeist, der sowohl von der Erfahrung anderer profitiert als auch das Team unterstützt
* Grundkenntnisse in Buchhaltung und Finanzmanagement
* Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse, weitere Sprachen wünschenswert
* Starkes Interesse an der Immobilienbranche