Die Stelle im Überblick
1. Eigenverantwortliche Bürokoordination
2. Organisation und Nachbereitung von Meetings
3. Planung, Koordination und Durchführung von Veranstaltungen (Veranstaltungsplanung, Anmeldungsmanagement, Protokollierung und Berichterstattung)
4. Unterstützung der Projektleitung bei allgemeinen Koordinations- und Organisationsaufgaben
5. Materialbeschaffung und -verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen, Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen)
6. Einholung von Angeboten zu Dienstleistungen und damit verbundene administrative Verwaltung
7. Buchhaltung und Budgetkontrolle für die Arbeitsgruppe mithilfe des elektronischen Bestellsystems
8. Vorbereitung der Finanzberichte im Rahmen des Projekts (Bestelllisten) zur Vorlage an die Projektleitung
9. Vorbereitung der Dokumente für Personalmaßnahmen (Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeitveränderungen)
10. Koordination von Bewerbungsverfahren (HR Puls) und Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender
11. Verwaltung der Funktionspostfächer des Projekts und Pflege von Kontaktlisten und Kalendereinträgen
12. Entgegennahme, Priorisierung und Weiterleitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen
Danach suchen wir
13. Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/ Verwaltungsfachangestellter oder Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Betriebswirtin/ Betriebswirt Kauffrau/ Kaufmann im Gesundheitswesen), alternativ: Journalistin/ Journalist, Kommunikationswissenschaftlerin/ -wissenschaftler oder Mediengestalterin/ Mediengestalter
14. Berufserfahrung im Büromanagement sowie Erfahrungen in der Projektarbeit und im Veranstaltungsmanagement sind wünschenswert
15. Erfahrungen mit den Organisationsstrukturen und Verwaltungsabläufen einer Hochschule sind von Vorteil
16. Sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Programme (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) sowie TYPO3-Kenntnisse bzw. Bereitschaft, diese zu erwerben
17. Ihre Arbeitsweise ist durch ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit gekennzeichnet
18. Sie verfügen über gute Team- und Kommunikationsfähigkeit für die Arbeit in einem interdisziplinären Team bestehend aus ärztlichem und wissenschaftlichem Personal
19. Sie zeichnen sich durch eine hohe Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität sowie durch sehr gute Koordinations- und Organisationsfähigkeit aus
20. Die deutsche Sprache beherrschen Sie verhandlungssicher in Wort und Schrift
21. Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil
Das bringt die Charité mit
22. Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
23. Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
24. Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
25. Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
26. Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
27. Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
28. Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - finden Sie weitere Informationen