Ihre Rolle
1. Effizientes Office-Management und wirksame Durchführung allgemeiner administrativer Aufgaben für den Leiter und das Team des Bereichs Corporate Auditing & Risk Management
2. Verantwortung für das interne und externe Bestellwesen
3. Vertragsmanagement und Kostenüberwachung der Abteilung inkl. der Auftrags- und Zahlungsabwicklung mit externen Dienstleistern
4. Selbstständige Administration und Organisation von Abteilungsangelegenheiten u.a. SAP Abwicklung, Rückstellungen, Koordination und Organisation von Workshops und Veranstaltungen (auch online)
5. Planung und Organisation von Dienstreisen im In- und Ausland (inkl. Visa, Pass und Zollangelegenheiten) sowie Erfassung, Abrechnung und Überwachung der Reisekosten
6. Administrative Verantwortung für das technische und organisatorische Onboarding neuer Mitarbeiter (u.a. Arbeitsplatz, Bestellung und Bereitstellung von Equipment)
7. Absicherung der Organisationspflichten für den Bereich und Organisation von verpflichtenden Aktivitäten (z.B. Arbeitssicherheit, Geräteprüfung, Korrekturen) und Pflege von Nachweisen und Datenbanken (z.B. Quentic)
8. Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen und externen Schnittstellen im Assistenzbereich so wie die Unterstützung und Mitwirkung bei abteilungsinternen Projekten und der Umsetzung der Strategie
Ihr Profil
9. Abgeschlossene kaufmännische / betriebswirtschaftliche Ausbildung mit einer aufgabenspezifischen Zusatzqualifikation (z.B. Managementassistenz)
10. Gute Kenntnisse ZEISS und gute Vernetzung in der Organisation durch mehrjährige Berufserfahrung in einem anspruchsvollen Assistenzumfeld (Vorstand, Geschäfts- bzw. Bereichsleiterebene) bei ZEISS
11. Sicherer und routinierter Umgang mit wesentlichen ZEISS Office Anwendungen (SAP, Office365, Miro, Quentic, usw.) und der Zusammenarbeit im mobilen und bürogebundenen Arbeiten
12. Nachgewiesene eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise gepaart mit einem hohen Grad an Zuverlässigkeit und einem vertraulichen Umgang mit sensiblen Sachverhalten
13. Freude an interkultureller und bereichsübergreifender Zusammenarbeit
14. Begeisterung für komplexe administrative Aufgaben und, auch in Konfliktsituationen, sicherer Kommunikation in deutscher und englischer Sprache.
Your ZEISS Recruiting Team:
Andre Grunzel