Stellenbezeichnung: Office Manager (w/m/d)
Referenznummer:
Standort: Karlsruhe
Arcadis ist das führende globale Planungs- und Beratungsunternehmen für die natürliche und vom Menschen gestaltete Umwelt. Wir sind 36. Menschen in über 70 Ländern, die sich für die Verbesserung der Lebensqualität einsetzen. Jede*r spielt dabei eine wichtige Rolle. Gemeinsam können wir uns mit unserer Energie und unserem Teamgeist den komplexesten Herausforderungen der Welt stellen und zusammen mehr bewirken.
Rollenverantwortung:
In der Funktion als Office Manager verantworten Sie den Empfang, organisieren die administrativen Aufgaben für den Karlsruhe Standort und betreuen unsere externen Kund*innen. Dienstleistung ist für Sie kein Fremdwort, denn Sie unterstützen den Standortleiter sowie die Kolleg*innen und stellen die reibungslosen Abläufe der Standortverwaltungsprozesse sicher.
1. Gästeempfang, -bewirtung und -betreuung
2. Organisation von kleineren internen Events
3. Zentrale Kommunikationsschnittstelle eines Standortes
4. Strukturierung und Durchführung des Bestell- und Einkaufsprozesses
5. Koordinierung von externen Dienstleistern, z. B. Reparaturen, Reinigungsunternehmen
6. Terminkoordination und Büromateriallagerhaltung
7. Wareneingangskontrolle und Archivierung
8. Unterstützung H&S-Management (Health & Safety) am Standort
9. Raumbuchungen
10. Bestellung und Ausgabe von Büroartikeln und sonstigen Bürobedarfen
11. Allgemeine Korrespondenz/Bearbeitung des Postein- und Postausganges
Qualifikationen & Erfahrung:
In erster Linie teilen Sie unsere Leidenschaft für die Verbesserung der Lebensqualität und für die Zufriedenheit unserer Kund*innen. Sie sind stolz auf die Rolle, die Sie bei der Umgestaltung der Welt um Sie herum spielen und verstehen die Bedeutung von Teamarbeit. Sie haben erste Erfahrungen in einer Assistenz-Funktion gesammelt und bringen mit:
12. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne Erfahrung im Hospitality-Bereich
13. Gute Kenntnis der MS-Office-Anwendungen
14. Spaß am Umgang mit Menschen, Eigenschaften wie Freundlichkeit, Flexibilität, Belastbarkeit sowie Engagement
15. Schnelle Auffassungsgabe, einen guten Gesamtüberblick sowie eine gut organisierte und strukturierte Arbeitsweise
16. Zuverlässigkeit, Schnelligkeit und Eigeninitiative
17. Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil
Warum Arcadis?
Wir können unsere Ziele nur erreichen, wenn jede*r Einzelne die Möglichkeit hat, sich optimal zu entfalten. Die Summe der individuellen Beiträge macht dann den Unterschied. Deshalb arbeiten wir mit einem kompetenzbasierten Ansatz, bei dem Sie Ihre einzigartige Erfahrung und Ihr Fachwissen einbringen, um Ihre berufliche Laufbahn zu gestalten. So erzielen wir gemeinsam die größtmögliche Wirkung.
Unabhängig von Ihrer Position leisten Sie bei Arcadis sinnstiftende Arbeit und tragen dazu bei, nachhaltige Lösungen für einen lebenswerteren Planeten zu entwickeln. Setzen Sie ein Zeichen für Ihre Karriere, Ihre Kolleg*innen, Ihre Kund*innen, Ihr Leben und die Welt um Sie herum.
Mit vereinten Kräften schaffen wir ein nachhaltiges Vermächtnis.
Unser Engagement für Gleichberechtigung, Vielfalt, Inklusion und Zugehörigkeit
Wir leben eine Unternehmenskultur der Offenheit, Inklusion und Wertschätzung und stellen so Chancengleichheit für alle Kandidat*innen und Mitarbeiter*innen sicher. Wir schaffen ein Umfeld, in dem Sie Ihr persönliches Potenzial bestmöglich entfalten können.
Join Arcadis. Create a Legacy.
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Job title: Office Manager (w/m/d)
Reference number:
Location: Karlsruhe
Arcadis is the leading global planning and consulting firm for the natural and man-made environment. We are 36, people in over 70 countries working to improve the quality of life. Everyone has an important role to play. Together, we can use our energy and team spirit to tackle the world's most complex challenges and achieve more together.
Role responsibility:
As Office Manager, you will be responsible for reception, organizing administrative tasks for the Karlsruhe office, and looking after our external customers. You are no stranger to service, as you support the location manager and colleagues and ensure the smooth running of the location administration processes.
18. Guest reception, hospitality, and support
19. Organization of smaller internal events
20. Central communication interface of a location
21. Structuring and implementation of the ordering and purchasing process
22. Coordination of external service providers, e.g. repairs, and cleaning companies
23. Coordinating appointments and stocking office supplies
24. Incoming goods inspection and archiving
25. Supporting H&S management (Health & Safety) at the location room bookings
26. Ordering and issuing office supplies and other office supplies
27. General correspondence/processing of incoming and outgoing mail
Qualifications & experience:
First and foremost, you share our passion for improving the quality of life and keeping our customers* happy. You are proud of the role you play in transforming the world around you and understand the importance of teamwork. You have gained initial experience in an assistant role and bring with you:
28. A completed commercial apprenticeship, preferably experience in the hospitality sector
29. Good knowledge of MS Office applications
30. Enjoy dealing with people, qualities such as friendliness, flexibility, resilience and commitment
31. Quick comprehension, a good overall view, and a well-organized and structured way of working
32. Reliability, speed, and initiative
33. Fluency in German and a good command of written and spoken English are an advantage