Die Person, die gegenwärtig mit der kommissarischen Wahrnehmung der Aufgaben der Stabstellenleitung beauftragt ist, wird sich bewerben.
Die Freie Universität Berlin zählt zu den deutschen Hochschulen, die in der Exzellenzinitiative des Bundes und der Länder in allen drei Förderlinien erfolgreich abgeschnitten haben und deren Exzellenz-Zukunftskonzepte gefördert werden.
Als Volluniversität bietet die Hochschule an elf Fachbereichen und vier Zentralinstituten mehr als Studiengänge in einem breiten Fächerspektrum.
Die Technische Abteilung – Abt. III – der Freien Universität Berlin betreut und bewirtschaftet den gesamten Liegenschaftsbestand der Universität mit ca. Gebäuden und einer Hauptnutzfläche von ca. .m² inkl. Botanischem Garten.
Die Abteilung wird durch eigene Verwaltungsbereiche - u.a. den Haushaltsbereich - bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben unterstützt. Die Stabstelle Haushalt und IT-Angelegenheiten nimmt zentrale Aufgaben des Finanzwesens für den Bauhaushalt der FU Berlin wahr. Die Arbeitsgruppe besteht aus einer abteilungseigenen Rechnungsstelle, die sich dezentral mit allen finanziellen Themen der Abteilung beschäftigt. Als weitere Aufgabe deckt die Stabstelle innerhalb der Abteilung die Koordinierung aller Angelegenheiten der IT ab und stellt die Verbindung zu den zentralen IT-Dienstleistern der Universität her und vertritt dort die Interessen der Abteilung.
Aufgabengebiet:
Wir suchen Sie für unser engagiertes und motiviertes Team Verstärkung als
Leitung der Stabstelle Haushalt und IT
für eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Eigenverantwortung, Gestaltungsspielraum und engem Kontakt mit abteilungsinternen Mitarbeitenden in einem kollegialen Umfeld, in der Sie interessante Bereiche für Wissenschaft und Forschung unterstützen können.
Führungsaufgaben:
- Personal- und Organisationsverantwortung insbesondere durch Anleitung, Planung, Zielsetzung, Entscheidung, Delegation und Kontrolle der Fachaufgaben,
- Arbeitsorganisation durch Zuordnung von Aufgabenbereichen und Arbeitsaufteilung der Vorgänge für die Mitarbeitenden der Arbeitsgruppe,
- Steuerung/Koordination der Arbeitsabläufe, Durchführung regelmäßiger Arbeitsgespräche,
- Führen von Jahresgesprächen und Anwendung weiterer Instrumente der Mitarbeiterführung und Personalentwicklung,
- Erstellen von Leistungseinschätzungen,
- Mitwirkung bei der Personalentwicklungsplanung sowie Planung fachbezogener Fort- und Weiterbildungen.
Fachaufgaben:
- Aufstellung des Haushaltsplanentwurfs und der mehrjährigen Finanzplanung der Technischen Abteilung,
- Bearbeitung allgemeiner und grundsätzlicher Angelegenheiten des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
- Führung und Überwachung der Haushaltsmittelbewirtschaftung,
- Verantwortung für die steuerlich korrekte Behandlung von Einnahmen und Ausgaben,
- Wahrnehmung der Aufgaben im Controlling und im Berichtswesen,
- Fachliche Verantwortung und Fortentwicklung der abteilungsspezifischen Anwendungen und der Digitalisierung des Rechnungswesens,
- jährliche Rechnungslegung und Jahresabschluss,
- Verantwortung für die Pflege und Erhebung von Inventar- und Anlagenlisten,
- Optimierung von internen Arbeitsabläufen in Bezug auf die Haushaltwirtschaft und das Controlling,
- Teilnahme an Projektgruppen und Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und
Einrichtungen, sowie Schnittstelle für haushaltsbezogene Angelegenheiten innerhalb der Universität,
- organisatorische Personalführungsverantwortung für die dezentrale IT-Koordinierung.
Wir bieten...
- Sichere Vergütung nach Tarif,
- 30 Tage Urlaub pro Jahr, zusätzlich arbeitsfrei am 24. & 31. Dezember,
- eine Jahressonderzahlung sowie eine betriebliche Altersvorsorge,
- Mobiles Arbeiten,
- Flexible Arbeitszeiten,
- Möglichkeit zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie,
- ein vielfältiges Fortbildungsangebot zur umfassenden Einarbeitung und Weiterentwicklung Ihrer Kompetenzen sowie der Eröffnung von Perspektiven,
- Bildungsurlaub,
- ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement sowie Angebote über den Hochschulsport,
- eine gute Verkehrsanbindung und ein bezuschusstes Firmenticket,
- Rabatte für Mitarbeitende – Corporate Benefits.
Einstellungsvoraussetzungen:
Abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium im Bereich öffentliche Verwaltung/ Bachelor Public Management/ Public Financial Management, BWL, VWL oder andere einschlägige Fachrichtung, Qualifikation zum Verwaltungsfachwirt (VL II) oder gleichwertige Fachkenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen.
(Berufs-)Erfahrung:
Mehrjährige (mind. 3 Jahre) Verwaltungserfahrung mit Führungsverantwortung in einem einschlägigen Arbeitsgebiet.
Erwünscht:
Fachlich:
- Sehr gute Kenntnisse des Berliner Haushaltsrechts (LHO, AV LHO, HtR, GG, VvB),
- Kenntnisse zu Vergabevorschriften (VgV, GWB, UVgO, VOB), Kenntnisse des BGB, Kenntnisse der allg. Verwaltungsvorschriften (VwVG etc.),
- Kenntnisse im Steuerrecht,
- Kenntnisse zu Controlling-Instrumenten,
- betriebswirtschaftliche Kenntnisse/ KLR,
- Kenntnisse zur gängigen IT-Technik und Anwenderprogrammen (Office (insbesondere Excel), SAP, Unikat),
Persönlich:
- Stark ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein,
- Fähigkeit zum analytischen Denken und konzeptionellen Arbeiten,
- eigenständige, sorgfältige, zuverlässige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise,
- die Fähigkeit zur selbständigen Prioritätensetzung und Organisation der eigenen Arbeitsweise und der des unterstellten Teams,
- gutes Koordinations- und Verhandlungsgeschick zur sachbezogenen Durchsetzung der nutzerspezifischen Anforderungen und der Gewährleistung eines effektiven Einsatzes der zur Verfügung stehenden knappen Haushaltsmittel,
- Fähigkeit zur adressatengerechten Kommunikation nach innen und außen (insbesondere gegenüber den zuständigen Fachreferaten und -abteilungen und gegenüber den Prüfungsinstanzen),
- Konfliktfähigkeit, sowie
- Teamfähigkeit und Führungskompetenz.
Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung die folgenden Unterlagen im PDF-Format zusammengefasst in einer Datei bei:
- Ein aussagekräftiges Bewerbungs-bzw. Motivationsschreiben
- einen tabellarischen Lebenslauf aus dem lückenlos alle bisherigen Tätigkeiten, die für das Arbeitsgebiet qualifizierenden Fortbildungsveranstaltungen sowie besondere Befähigungen für das ausgeschriebene Arbeitsgebiet hervorgehen
- den Nachweis des geforderten Studienabschlusses
- ein aktuelles Arbeitszeugnis sofern vorliegend (bzw. reichen Sie dieses bitte umgehend nach).
Wir bitten Sie zu beachten, dass fehlende erbetene Bewerbungsunterlagen dazu führen können, dass wir Ihre Bewerbung im weiteren Verfahren nicht berücksichtigen.